Slimmer werken met video conference apparatuur

Videovergaderen: welke apparatuur heb ik nodig?

Er zijn veel verschillende mogelijkheden en een verscheidenheid aan merken die oplossingen voor videovergaderen aanbieden, maar hoe weet je nou wat je nodig hebt? Om te beginnen is het goed om na te denken waarvoor je de oplossing wil gaan gebruiken, in welke ruimte je dat wil gaan doen en hoe je een video conference wil starten of deelnemen vanuit de vergaderruimte. Wil jij je eigen laptop gaan gebruiken om het videovergaderen op te starten of wil je dit met bijvoorbeeld een Teams meeting room of Zoom meeting room oplossing wil doen.

Welk video conference platform wordt gebruikt?

Videoconferencing wordt via verschillende platformen in Nederland gedaan. In veel bedrijven is er gekozen voor een primair video conference platform. Wanneer je als organisatie met Microsoft 365 of Google Workspace werkt dan zit de video conference applicatie Microsoft Teams of Google Meet al inbegrepen. Zoom is een, in Nederland, iets minder gebruikt platform, maar doet zeker niet onder voor dat van Microsoft en Google.

Hoe groot is de vergaderruimte?

Heb je een kleine spreekkamer voor 2 personen of een grote boardroom voor 20+ personen die je wil gaan uitrusten met een professionele video conference oplossing? De grootte van de ruimte maakt erg veel uit voor de keuze van de videoconferencing apparatuur, je wil immers goed in beeld en verstaanbaar zijn als je in een online video meeting zit. Een goede camera in de vergaderruimte is daarom onmisbaar. Daarnaast wil je dat de video voor de vergaderzaal goed te zien is door iedereen.

Videovergaderen Teams, Zoom, Google meet video meeting room of BYOD?

Gebruik je een primair video conference platform zoals Teams, Zoom of Google Meet? Dan kun je ervoor kiezen om de vergaderruimte in te richten als Teams meeting room, Zoom meeting room, of Google Meet meeting room. De gebruiker nodigt de video vergaderruimte uit in de agenda en kan op het geplande tijdstip met één druk op de knop deelnemen aan de video vergadering. Heb je geen online video meeting gepland, maar wil je dat wel vanuit de ruimte starten, dan kun je de video meeting starten door de deelnemers uit te nodigen via het systeem.

Is er geen primair video conference platform en wil je een keer met Zoom bellen en de andere keer met Teams of een heel ander video conference platform? Gebruik dan een “Bring Your Own Device” of ook wel “BYOD” opstelling. Dan kun je jouw eigen laptop gebruiken om een video meeting op te starten en te verbinden met de videoconferencing oplossing uit de vergaderruimte waar je in zit. Je kunt ervoor kiezen om dit bekabeld te doen met USB-C of USB-A en HDMI. maar ook helemaal draadloos met de Barco Clickshare video conference oplossing.

Welke video conference camera heb ik nodig voor videovergaderen?

Voor de kleine spreekkamers of huddle rooms zijn er eenvoudige conference camera sets die je onder of bovenop een display kunt bevestigen. Daarentegen kan je voor grotere ruimtes werken met één of meerdere losse camera’s of met een geavanceerde video meeting bar. Echter bepaald de maximale afstand van de camera en het aantal deelnemers in de ruimte welke oplossing het best geschikt is.

Voor verschillende ruimtes is er de keuze tussen losse meeting camera’s, microfoons en speakers of video meeting bars waar alle functionaliteiten al in zitten.

Zijn er extra of uitgebreide microfoons nodig?

Wat vaak vergeten wordt is dat de verstaanbaarheid in een video meeting belangrijker wordt gevonden dan  dat iemand goed zichtbaar is via de camera. Wanneer je de juiste video meeting bar hebt gekozen voor het type ruimte waarin je het wil gaan gebruiken dan zijn in de meeste gevallen de ingebouwde microfoons voldoende om goed hoorbaar te zijn.

Als je gekozen hebt voor één of meerdere losse conference camera’s dan moet er ook nagedacht worden over het type microfoon of meerdere microfoons die je wil gaan installeren in de video vergaderruimte. Zoals met camera’s zijn er met microfoons ook veel verschillende mogelijkheden beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld gaan werken met microfoons over usb, microfoons over dante (netwerk) of draadloze microfoons. De grootte van de video vergaderruimte en plaatsingsmogelijkheden voor de microfoons bepalen welke microfoon oplossing het best geschikt is.

Niet geheel onbelangrijk om te vergeten: een goede akoestiek in de video vergaderruimte zorgt voor minder ruis in een video meeting.