Slim en eenvoudig reserveren van vergaderruimtes

Reserveringssysteem vergaderruimte verbeterd de vergaderingen

Optimaliseer jouw vergaderruimtes met een reserveringssysteem van Yealink, Logitech, Poly of Evoko. Het Room Booking systeem voor het boeken en beheren van je vergaderruimtes is eenvoudig te gebruiken en wordt gekoppeld aan het mailadres van de vergaderruimte in Microsoft Teams, Zoom of Google Meet.

Veel organisaties streven naar activiteitengericht werken, waarbij verschillende vergader- en concentratieruimtes worden gebruikt. Een efficiënt reserveringssysteem voor de vergaderruimte ontbreekt vaak, evenals inzicht in de bezettingsgraad van deze ruimtes, wat uitdagingen creëert binnen bedrijven. Wij kunnen je laten zien hoe je dit slimmer kunt inrichten met een ruimte reserveringssysteem.

Met een goed ingericht reserveringssysteem, krijg je beter inzicht in de beschikbaarheid en benutting van je ruimtes. Zo werk je efficiënter en maak je beter gebruik van je beschikbare middelen. Laat ons je helpen om de best mogelijke oplossing voor jouw organisatie te vinden.

Meer weten?

Onze specialist helpt je graag op weg

Voordelen van een professionele reserveringssysteem

Zie in één oogopslag of en wanneer de vergaderruimte beschikbaar is.
Koppel eenvoudig de agenda van de ruimte aan het reserveringssysteem
Kan gebruikt worden met Microsoft Teams, Google Meet en Zoom agenda’s

Toon de bezettingsstatus van je ruimtes op narrowcasting schermen.
Reserveer eenvoudig vergaderruimtes via de app, waar je ook bent: thuis, onderweg, of op kantoor.
Beheer je boekingen eenvoudig via het display: maak, verleng of beëindig reserveringen.

Audiovisuele middelen - Yealink Roompanel

Hoe koppel je het reserveringssysteem aan een Teams Room agenda?

Het reserveringsysteem van Logitech, Yealink Roompanel en Poly kunnen worden gekoppeld aan verschillende room licenties. De meest gebruikte is Microsoft Teams, maar ook Zoom en Google meet worden regelmatig gebruikt. De keuze voor welk reserveringssysteem is mede afhankelijk van het systeem waaraan je wil gaan koppelen. Als je al gebruik maakt van een meeting room licentie zit de koppeling voor het reserveringsysteem vaak al inbegrepen. Heb je dit nog niet of wil je geen gebruik maken van Microsoft Teams, Google Meet of Zoom dan kunnen we ook een onafhankelijke oplossing aanbieden waar je een losse licentie fee voor betaald.

Hoe zie ik of de vergaderruimte bezet is?

De meeste reserveringsystemen zijn uitgerust met beschikbaarheidsverlichting. Is de verlichting groen dan is de vergaderruimte beschikbaar en is de verlichting rood dan is de ruimte bezet, zo simpel kan het zijn. Ook op het reserveringssysteem in de vergaderruimte kan je zelf de beschikbaarheid zien van de ruimte en kun je direct een vergadering boeken op de vrije momenten. Als beheerder heb je de mogelijkheid om de kenmerken van vergadering te beperken zodat de medegebruikers alleen maar zien dat de ruimte bezet is maar niet door wie en voor welk onderwerp. Wil je dit wel zichtbaar maken dan kan dit uiteraard ook.

Op welke manieren kan het roompanel bevestigd en aangesloten worden?

Bij de meeste roompanels zijn de bevestigingssystemen inbegrepen en kun je kiezen voor glasbevestiging, stijlbevestiging of wandbevestiging. Alle reserveringssystemen zijn voorzien van POE (power over ethernet), zo hoef je geen apart stopcontact te hebben in de buurt van het roompanel en kunnen kabels netjes worden weggewerkt. Door de netwerkkabel aan te sluiten op een POE switch wordt het roompanel gevoed met stroom en netwerk.

Welke beheer mogelijkheden zijn er?

De systemen van Poly, Logitech, Yealink en Evoko hebben allen hun eigen beheer systeem, ook kun je gebruik maken van het admin beheer systeem van jouw conference platform. Voor Microsoft is dat bijvoorbeeld Microsoft Teams admin center of Teams Rooms Pro Management. Andere conference platformen hebben hun eigen beheer omgeving.

In het beheer systeem kun je onder andere zien hoe vaak de ruimte bezet is en wat de piekmomenten zijn.

Hoe kan Avictus jouw bedrijf helpen met een reserveringssysteem?

Wil jij jouw vergaderruimtes uitrusten met ruimte reserveringssystemen van Yealink, Poly, Logitech of Evoko en wil je weten wat de verschillen en mogelijkheden zijn? Wij staan je graag te woord en breng een bezoek aan ons experience center om de verschillen te ervaren. Wij hebben alle presentatie oplossingen draaien in een live opstelling bij Avictus in De Meern.

Ben je er al uit en wil je direct een offerte ontvangen dan kun je dit hieronder aanvragen, wil je een persoonlijk advies van één van onze specialisten maak dan een afspraak.