Video conference
Vergaderruimtes inrichten: zo pak je het slim aan
Een vergaderruimte inrichten lijkt misschien een simpele klus, maar geloof ons: er komt meer bij kijken dan je denkt. Een goed ingerichte vergaderruimte kan het verschil maken tussen inspirerende brainstormsessies of eindeloze, saaie meetings waar niemand op zit te wachten. Hoe zorg je ervoor dat je vergaderruimtes inrichten niet alleen praktisch, maar ook uitnodigend is? We geven je een paar slimme tips!

Vergaderopstelling
Kies de juiste indeling Of je nu een kleine ruimte hebt of een grote boardroom, de indeling is allesbepalend. Denk goed na over hoe de ruimte gebruikt gaat worden:
- Interactieve sessies? Kies voor een opstelling in U-vorm.
- Presentaties? Een theateropstelling werkt het best.
- Creatieve brainstorms? Ga voor flexibele tafels en stoelen.
Bij het vergaderruimtes inrichten hanteren we vier ruimtes: Huddle Room, Small Room, Large Room en Boardroom. De grootte van de ruimte bepaalt grotendeels welke video conference oplossing het beste past. Hieronder lichten we de verschillende ruimtes en bijbehorende oplossingen toe.
Huddle Meetingroom
Huddle Rooms zijn compacte ruimtes die ideaal zijn voor korte overleggen of spontane meetings met 1 tot 5 personen. Hier volstaat een eenvoudige oplossing, zoals een all-in-one videobar met geïntegreerde camera, microfoon en speaker. Voor deze ruimte zijn bijvoorbeeld de Logitech Meetup 2 of de Yealink Meetingbar A10 geschikte opties.
Medium Meeting Room
Medium Rooms zijn geschikt voor 4 tot 8 personen en vereisen een iets uitgebreidere oplossing. Denk hierbij aan een Meetingbar, maar in plaats van de Yealink A10 heb je de Meetingbar A40 nodig. Omdat de ruimte groter is, moeten de functionaliteiten zich hierop aanpassen. Met een centraal touchpanel kan eenvoudig een vergadering worden gestart en beheerd. Zo blijft de ruimte flexibel inzetbaar en gebruiksvriendelijk.
Large Room
In een Large Room, waar 8 tot 12 personen samenkomen, is een krachtigere oplossing nodig. Hier wordt vaak gebruikgemaakt van een PTZ-camera (Pan-Tilt-Zoom) voor dynamische beeldvorming, meerdere microfoons voor een gelijkmatige geluidsopname en een soundbar of plafondluidsprekers voor optimale audioweergave. Dual displays kunnen worden ingezet voor gelijktijdige content- en videoweergave, waardoor presentaties overzichtelijk blijven.
Boardroom
De Boardroom is bedoeld voor grote vergaderingen met 16 personen of meer. Hier zijn grotere oplossingen vereist, zoals meerdere PTZ-camera’s voor verschillende invalshoeken, tafel- en plafondmicrofoons voor kristalhelder geluid en professionele audioversterking. Geavanceerde bediening via een touchpanel zorgt voor moeiteloze controle over de vergaderapparatuur, inclusief verlichting en scherminstellingen. Zorg ervoor dat iedereen goed zicht heeft op het presentatiescherm en dat er voldoende loopruimte is.
Let op: het videoconferentie systeem en het aantal personen dat in een ruimte past, verschillen per merk. Bekijk per partner welke oplossingen we adviseren:
Meubilair
Comfortabel en functioneel vergaderruimtes inrichten betekent ook nadenken over meubilair. Vergaderstoelen moeten er niet alleen goed uitzien, maar vooral lekker zitten. Niets is zo vervelend als een lange vergadering op een oncomfortabele stoel. Investeer in ergonomisch meubilair dat ondersteuning biedt, zonder dat het afleidt.
Daarnaast is een stevige, ruime tafel belangrijk. Denk ook aan praktische zaken zoals stopcontacten en kabelmanagement. Niemand wil struikelen over losliggende snoeren!
Technologie die werkt
Niets is zo frustrerend als een scherm dat niet werkt of een videoconferentie die hapert. Zorg voor betrouwbare apparatuur die eenvoudig te bedienen is. Denk aan:
- Een professionele display of digitaal whiteboard
- Een kwalitatief audiosysteem voor kristalhelder geluid
- Videoconferentie systeem dat aansluit bij platformen zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet
- Draadloze presentatiemogelijkheden met bijvoorbeeld de Barco ClickShare of de Yealink RoomCast
Tip: Ga voor een complete Microsoft Teams Rooms oplossing, zodat alles naadloos samenwerkt en je bovenstaande drie punten in één oplossing hebt. Lees hier meer over de Mircosoft teams rooms oplossing.
Verlichting en akoestiek
Licht en geluid mogen zeker niet worden vergeten bij het vergaderruimtes inrichten; ze zijn essentieel voor een prettige ervaring. Verlichting en kleurgebruik hebben een enorme invloed op de productiviteit en sfeer. Kies waar mogelijk voor natuurlijk licht en combineer dit met dimbare verlichting voor flexibiliteit. Daarnaast hebben kleuren ieder zo hun eigen effect in een vergaderruimte:
- Blauwtinten bevorderen concentratie
- Groentinten zorgen voor rust
- Warme kleuren kunnen creativiteit stimuleren
Wat akoestiek betreft: galmende ruimtes zorgen voor afleiding en vermoeidheid. Gebruik geluidsabsorberende materialen zoals tapijten, gordijnen of speciale panelen om dit te verbeteren.
Hoe kan Avictus jouw bedrijf helpen met het inrichten van vergaderruimtes?
Een vergaderzaal professioneel inrichten met hoogwaardige audiovisuele apparatuur die specifiek is ontworpen voor bedrijven maakt het verschil. Bij Avictus bieden we complete oplossingen die perfect aansluiten op jouw wensen, inclusief de integratie van Microsoft Teams Rooms, Zoom, of Google Meet. Wij leveren, installeren en onderhouden gecertificeerde hardware, zoals video conference camera’s, 4K-schermen en audioapparatuur, en zorgen ervoor dat alles soepel en naadloos samenwerkt.
Of je nu een compacte huddle room wilt inrichten of een uitgebreide boardroom, wij bieden een totaaloplossing die hybride vergaderen eenvoudig en professioneel maakt. Dankzij onze aanpak heb jij er geen omkijken naar.
Vergaderruimtes inrichten met onze specialistische kennis en persoonlijke service adviseren wij graag over de juiste technologie voor jouw vergaderruimtes. Kom gerust langs in onze showroom in de Utrecht of neem contact met ons op voor advies. Liever direct bestellen? Bezoek onze webshop voor een snelle en eenvoudige aankoop.
Werkwijze
Samen kiezen we de beste oplossing voor jouw bedrijf
Technologie voor het delen van informatie wordt alsmaar slimmer en biedt ongekende mogelijkheden. Wij selecteren de beste producten en software en combineren dit tot een totaaloplossing voor jouw bedrijf.
Nog iets interessants lezen?
Wat is het verschil tussen Microsoft teams room basic & pro?
De toekomst van vergaderzalen met een Samsung Flip Pro Display
Vergaderzaal inrichten: van analoog naar digitaal
Zo doen we dat
Stap voor stap
Behoeften
Ga in gesprek met een specialist, die samen met jou of jouw medewerkers bespreekt welke wensen en eisen er zijn.
Oplossing
Wij presenteren je een oplossing dat past bij de besproken behoeften.
Uitrol
Onder begeleiding van een projectmanager, wordt jouw project tot uitvoer gebracht door onze specialisten.
Service
Onze servicemonteurs en helpdesk medewerkers zijn je graag 10×5 van dienst. Wil je 24×7 ondersteuning, ook dat is mogelijk!