De ervaringen van KBS Advocaten

Zo ondersteunt Avictus de bedrijfskritische printprocessen van KBS Advocaten

Printen is een belangrijk onderdeel van iedere organisatie, maar in het bijzonder binnen de advocatuur. Rogier de Snoo, officemanager bij KBS Advocaten, vertelt hoe ze een betrouwbare partner vonden in printleverancier Avictus.

De samenwerking van KBS Advocaten en Avictus begon zo’n zeven jaar geleden. “Ze belden ons koud op met de vraag of we geïnteresseerd waren in hun managed print services (mps)”, vertelt Rogier. “Op dat moment hadden we nog een lopend contract, maar ik stelde voor dat ze het volgende jaar terug zouden bellen.

“Tegen die tijd waren we actief op zoek naar alternatieven voor onze toenmalige printaanbieder. De prijs was aantrekkelijk, dus besloten we vier multifunctional printers (twee laserprinters en twee PageWide-printers) aan te schaffen.”

Het belang van een betrouwbare machine

Inmiddels is KBS Advocaten trouwe klant van Avictus. Eerder dit jaar besloten ze de samenwerking weer te verlengen. “In augustus 2023 zijn we naar een nieuw, iets kleiner kantoor verhuisd. We besloten daarom dit keer drie nieuwe (laser) apparaten te leasen. Deze zijn sneller dan onze vorige modellen.”

Tip: KBS Advocaten koos voor drie identieke machines om te voorkomen dat medewerkers een voorkeur zouden ontwikkelen voor een bepaald apparaat.

Een van de belangrijkste redenen dat KBS Advocaten besloot te verlengen, is dat de printers betrouwbaarder zijn dan die eerdere printpartners. “Bij een vorige aanbieder had ik praktisch iedere week een monteur over de vloer! Met Avictus heb ik misschien twee keer per jaar contact.”

Zoals de meeste partijen in de advocatuur, maakt KBS Advocaten veel gebruik van de printers. “De betrouwbaarheid van de apparatuur is cruciaal voor ons, vooral omdat we in onze branche veel afhankelijk zijn van printen.”, legt Rogier uit. “Gerechtelijke instanties en tuchtcolleges vereisen vaak meerdere kopieën van processtukken, en er zijn vaak veel bijlagen. Zelfs als ze een digitale variant toestaan, moet het vaak op papier moeten worden nagezonden.”

Rogier de Snoo (KBS Advocaten) over de samenwerking met Avictus:

“Ik heb een vaste contactpersoon, Matthijs, en ik ken de meeste mensen van Avictus bij naam. Dat vind ik heel prettig.”

Persoonlijke aanpak bij problemen

Een vastgelopen opdracht kan dus snel tot problemen leiden, maar dat is KBS Advocaten tot nu toe bespaard gebleven bij Avictus. “Wat ik bijzonder waardeer aan Avictus is dat het geen enorm grote organisatie is; als ik bel, weet ik meestal met wie ik spreek. Dat persoonlijke contact is erg prettig.”

“Ik heb een vaste contactpersoon, Matthijs, en ik ken de meeste mensen van Avictus bij naam. Dat vind ik heel prettig.”

Als er een probleem is met een printer, probeert Rogier het meestal eerst zelf op te lossen met behulp van Avictus’ monteurs via de telefoon. “Als dat niet lukt, wachten we gewoon tot een monteur ter plaatse kan komen. Zowel wij als Avictus zijn gevestigd in Utrecht, wat erg handig is als we snel een monteur nodig hebben”, legt Rogier uit.

Extra veilig printen

Een van de opties waar KBS Advocaten gebruik van maakt bij de printers van Avictus, is ‘follow me printen’. Dit is een programma waarbij je altijd naar een virtuele printer print en je documenten met een persoonlijke code van elke beschikbare printer kunt halen.

Dit is belangrijk in het kader van de privacywet AVG, het mag niet gebeuren dat een willekeurige medewerker zomaar een opdracht in het geheugen van de printer kan uitdraaien.

“Het achterliggende programma, Papercut, biedt een schat aan instellingen, waarmee we gebruikers kunnen aanmaken en beheren. Avictus heeft ons hier uitstekend mee geholpen.”

Vergaderruimtes en kantoorartikelen

Sinds kort bestelt KBS Advocaten ook kantoorartikelen als papier en markers bij Avictus. “Dat is heel handig omdat het complicaties voorkomt die kunnen ontstaan wanneer je te maken hebt met verschillende leveranciers voor papier en printers. Zo voorkomen we dat er met vingers gewezen wordt bij eventuele problemen.”

Onlangs hebben we ook een bezoek gehad van iemand van Avictus om te praten over AV-apparatuur, camera’s en geluidssystemen voor onze vergaderruimtes”, legt Rogier uit.

“We overwogen een soort beamer die uit het plafond komt in onze lunchruimte, maar uiteindelijk is een betere optie, een scherm op wieltjes geadviseerd. Dat konden we ook allemaal zelf bekijken in de showroom in Utrecht. Dat is wel zo fijn!”

Specialisten

Wil jij ook een persoonlijk advies?

Samen kiezen we de beste oplossing voor jouw bedrijf

De Avictus specialisten denken ook graag met jou mee over een professionele print oplossing. Ben je benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen doen of wil je meer informatie over de producten die wij hebben geplaatst bij deze klant? Plan een meeting voor een kennismaking en advies op maat.

Zo doen we dat

Stap voor stap

Icon Contact

Behoeften

Ga in gesprek met een specialist, die samen met jou of jouw medewerkers bespreekt welke wensen en eisen er zijn.

Icon Us

Oplossing

Wij presenteren je een oplossing dat past bij de besproken behoeften.

Icon Implementation

Uitrol

Onder begeleiding van een projectmanager, wordt jouw project tot uitvoer gebracht door onze specialisten.

Icon Target

Service

Onze servicemonteurs en helpdesk medewerkers zijn je graag 10×5 van dienst. Wil je 24×7 ondersteuning, ook dat is mogelijk!

Onze partners

Met deze merken werken wij samen.