Online video vergaderen
Hybride vergadering mogelijk maken: wat heb je nodig?
Wellicht realiseer je dat de traditionele vergaderruimtes niet meer voldoen aan de behoeften en wensen binnen jouw organisatie die flexibiliteit zoekt. Terwijl je op reis bent of liever vanuit huis werkt, kan de afwezigheid van efficiënte hybride vergadering oplossingen een obstakel vormen voor effectief samenwerken. Dit, gecombineerd met verouderde audiovisuele apparatuur die niet langer aan moderne veiligheidsnormen voldoet, maakt een upgrade noodzakelijk. Het is dus tijd voor een renovatie, maar wat heb je precies nodig om je vergaderruimte in te richten voor een hybride vergadering?
Wat houdt een hybride vergadering in?
Een hybride vergadering zijn ideaal omdat je iedereen, of ze nu fysiek aanwezig zijn of op een andere locatie, samenbrengt in dezelfde meeting. Of je nu comfortabel thuis zit, onderweg bent, of in de vergaderruimte, iedereen kan gemakkelijk meedoen door de hybride vergader apparatuur zoals een video meetingbar, de mogelijkheden binnen platformen zoals een teams, maar ook de brainstormsessies die op een digitaal whiteboard kunnen plaatsvinden in combinatie met een video vergaderen oplossingen. Het fijne aan een hybride vergadering is de flexibiliteit en het gevoel van verbondenheid dat je team krijgt, ongeacht waar zij zich bevinden. Zo kun je het maximale uit een vergadering halen zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn.
Wat heb je nodig voor een hybride vergadering?
Als je hybride vergaderingen soepel en effectief wilt laten verlopen, zijn er een aantal zaken die je echt nodig hebt:
- Video conference: denk aan camera’s die haarscherpe beelden leveren, microfoons die iedereen goed kunnen oppikken, en luidsprekers waarmee je iedereen duidelijk kunt horen;
- Een stabiele internetverbinding: niets is zo belangrijk als een betrouwbare verbinding om storingen en vertragingen te voorkomen;
- Een vergaderplatform: zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet zijn handig om online samen te komen. Niet elke video-oplossing sluit perfect aan bij elk vergaderplatform, dus houd hier rekening mee;
- Zakelijke displays of digitale whiteboard: ideaal voor het delen van presentaties of brainstormen. Op die manier kunnen zowel de mensen die op afstand werken als degenen die fysiek aanwezig zijn, actief meedoen. Om het beste uit de vergadering is het belangrijk om te kiezen voor een zakelijke display i.p.v. een consumenten display;
- Een geschikte vergaderruimte: zorg voor een goed ingerichte ruimte met voldoende licht en weinig omgevingsgeluid, zodat zowel fysieke als online deelnemers het beste kunnen focussen.
Met de juiste opstelling kun je het maximale uit hybride vergaderingen halen en ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, ongeacht waar zij zich bevinden.
De verschillen in hybride vergader apparatuur
De keuze van hybride vergader apparatuur kan variëren afhankelijk van de grootte van de vergaderruimte en de behoefte voor de vergaderingen. Wordt er bijvoorbeeld de hele dag door vergaderd en is het belangrijk dat iedere spreker goed in beeld komt, of is het juist meer bedoeld om eenvoudig vanuit huis te vergaderen en er bij te zijn met het teamoverleg? In hybride vergader apparatuur zijn er verschillen, je kan bijvoorbeeld kiezen voor een simpele webcam, maar misschien heb je behoefte aan een volledige Teams Meeting Room die uit meerdere elementen bestaat. Naast de verschillen in functionaliteiten, zijn er ook verschillen in de merken. Misschien heb je vaak een merkvoorkeur, maar elke merk biedt zijn eigen specialiteiten en sluit aan bij verschillende behoeften. Ontdek hier de verschillende oplossingen per partner: Yealink, Logitech en Poly. Hieronder zijn enkele belangrijke verschillen:
Camera’s
- Basis camera’s: voor kleine ruimtes is een standaard meetingbar voldoende, zoals een Yealink Meetingbar A10 of de Logitech Meetup 2. Ze bieden vaak HD-kwaliteit en zijn makkelijk te plaatsen.
- Pan-tilt-zoom (PTZ) camera’s: geschikt voor grotere ruimtes, waarbij de camera automatisch inzoomt op sprekers. PTZ-camera’s bieden vaak Full HD of 4K-kwaliteit.
- Intelligente camera’s (AI): met functies zoals automatische framing en gezichtsherkenning voor een betere focus op wie er praat, ideaal voor dynamische teams.
Presentatieschermen
- Standaard professionele schermen: deze komen het meest voor en zijn er in verschillende formaten. Daarnaast is het mogelijk om te kiezen voor een basic of matte afwerking.
- Interactieve whiteboards: De Samsung Flip biedt extra functies zoals touchscreens en integratie met vergaderplatformen voor live notities en brainstormsessies.
- Video Walls of Led Walls: voor grote ruimtes waar iedereen een duidelijk beeld moet hebben, kan een video wall een optie zijn. Daartegenover worden led walls steeds populairder en worden vaak toegepast in grote congresruimtes.
Bedieningssystemen en software
- Simpele systemen: voor kleinere teams is een basis vergaderplatform vaak voldoende.
- Geïntegreerde bedieningssystemen: voor grotere ruimtes zijn systemen met touchpad bedieningen en geïntegreerde software vaak beter, zodat alles makkelijk te bedienen is en naadloos werkt met andere systemen.
Conclusie
Kortom, om een hybride vergadering succesvol te maken, is het essentieel om de juiste apparatuur en inrichting te kiezen die aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. Het kiezen van de juiste apparatuur hangt af van het doel van je vergaderingen, de ruimte en hoeveel je wilt investeren in een optimale ervaring. Of het nu gaat om kleine, informele overleggen of grootschalige presentaties, de juiste mix van videoapparatuur, interactieve schermen en betrouwbare vergadersoftware zorgt ervoor dat iedereen – zowel fysiek als online – zich betrokken voelt en effectief kan deelnemen. Met een goed uitgeruste vergaderruimte kun je flexibel werken en haal je het beste uit iedere meeting.
Hoe kan Avictus jouw bedrijf helpen met de digitale transformatie van vergaderruimtes?
Avictus zorgt ervoor dat jouw vergaderruimtes perfect zijn ingericht voor hybride werken. We bieden slimme oplossingen op maat, zodat collega’s, waar zij ook zijn, eenvoudig kunnen samenwerken. Van interactieve displays en videoconferentie-oplossingen tot naadloze integratie met Microsoft Teams, Zoom of Google Meet. We zorgen ervoor dat jouw vergaderruimte helemaal klaar is voor de digitale werkplek. Kom langs in onze showroom in De Meern of neem contact met ons op voor persoonlijk advies. Liever meteen bestellen? In onze webshop vind je alles voor een snelle en eenvoudige aankoop.
Werkwijze
Samen kiezen we de beste oplossing voor jouw bedrijf
Technologie voor het delen van informatie wordt alsmaar slimmer en biedt ongekende mogelijkheden. Wij selecteren de beste producten en software en combineren dit tot een totaaloplossing voor jouw bedrijf. Plan een online meeting voor een kennismaking en advies op maat.
Nog iets interessants lezen?
Microsoft Teams en Microsoft Teams Room: wat is het verschil?
De essentie van digitale transformatie in vergaderruimtes
Zo doen we dat
Stap voor stap
Behoeften
Ga in gesprek met een specialist, die samen met jou of jouw medewerkers bespreekt welke wensen en eisen er zijn.
Oplossing
Wij presenteren je een oplossing dat past bij de besproken behoeften.
Uitrol
Onder begeleiding van een projectmanager, wordt jouw project tot uitvoer gebracht door onze specialisten.
Service
Onze servicemonteurs en helpdesk medewerkers zijn je graag 10×5 van dienst. Wil je 24×7 ondersteuning, ook dat is mogelijk!
