In 5 stappen een conference room inrichten

1. Stel het doel van de conference room vast

Als eerste bepaal je waar medewerkers de conference room voor gaan gebruiken. Zo kan je de inrichting hier later op afstemmen. Beantwoord de volgende vragen om het doel vast te stellen:

• Hoeveel fysiek aanwezige personen gaan de conference room maximaal gebruiken? Denk bijvoorbeeld aan 4, 8 of 12 mensen
• Wat voor soort vergaderingen vinden er vooral plaats? Bijvoorbeeld: Brainstormsessies, Interne meetings, Klantpresentaties en of Trainingen

• Wat wordt de belangrijkste functie(s) van de conference room? Enkele voorbeelden:
  • Inspireren
  • Informeren
  • Leren
  • Overtuigen
  • Samenwerken

2. Maak een lijst van eisen en wensen

Nu je het doel helder hebt, ga je aan de slag met een lijst waarop je eisen en wensen staan. Zet hier bijvoorbeeld op hoe je de conference room wilt inrichten, van de kleuren tot de stoelen en van een eventueel bedrijfslogo tot het materiaal van de tafel. Denk ook aan de technologie. Als je bijvoorbeeld met Microsoft Teams of Google Meet werkt, dan moet de apparatuur in de ruimte hier compatibel mee zijn. Hetzelfde geldt voor Windows- of Apple-laptops.

3. Laat je adviseren over de beste keuzes

Het is best een grote stap om van je eisen en wensen naar de daadwerkelijke inrichting van je conference room te gaan. Want hoe weet je waar je het beste voor kan kiezen? Gelukkig hoef je het niet alleen te doen, hier zijn alvast een aantal tips van onze specialisten:

• Zorg dat er veel daglicht binnenvalt door goed gebruik te maken van de ramen. Daarmee creëer je een comfortabele werkomgeving. Tegenwoordig zijn er veel mogelijkheden voor verlichting die daglicht kunnen nabootsen. 
• Vergeet de ventilatie niet. Zonder goede ventilatie wordt een ruimte al snel benauwd, waardoor de productiviteit achteruit gaat.
• Kies ergonomische stoelen en tafels, met goede rug- en armondersteuning en voldoende ruimte om laptops, drinken en eten neer te zetten. Zo zijn ook lange meetings goed vol te houden. Naast onze hardware hebben wij meerdere samenwerkingen om ook jou hierbij te helpen. 
• Denk aan geluidsisolatie. Daarmee heb je geen last van het geluid van buiten de ruimte en weet je zeker dat wat je bespreekt vertrouwelijk blijft.
• Ga voor een flexibele inrichting als je de conference room voor meerdere doelen gebruikt. Op die manier pas je de ruimte telkens aan op de soort bijeenkomst, bijvoorbeeld met stapelbare stoelen en meerdere kleine tafels in plaats van één grote. Maar ook de bijvoorbeeld de video conference camera die geschikt is voor 4 personen, maar ook 12 personen. Wil je de video conference oplossing in meerdere ruimtes hebben, dan kies je voor een verrijdbare opstelling.