Video conference
Hybride vergaderen wat is het en wat heb je nodig?
Wellicht realiseer je dat de traditionele vergaderruimtes niet meer voldoen aan de behoeften en wensen binnen jouw organisatie die flexibiliteit zoekt. Terwijl je op reis bent of liever vanuit huis werkt, kan de afwezigheid van efficiënte hybride vergadering oplossingen een obstakel vormen voor effectief samenwerken. Dit, gecombineerd met verouderde audiovisuele apparatuur die niet langer aan moderne veiligheidsnormen voldoet, maakt een upgrade noodzakelijk. Het is dus tijd voor een renovatie, maar wat heb je precies nodig om je vergaderruimte in te richten voor een hybride vergadering?
Wat betekent hybride vergaderen?
Hybride vergaderen is een innovatieve aanpak waarbij deelnemers zowel fysiek als virtueel samenkomen tijdens een vergadering. In plaats van uitsluitend face-to-face of volledig virtueel te vergaderen, biedt deze benadering een flexibele oplossing die de voordelen van beide combineert. Het stelt bedrijven in staat om effectief te communiceren, zelfs als teamleden zich op verschillende locaties bevinden.
Welke eisen zijn er bij het inrichten van een vergaderruimte?
Een effectieve vergaderruimte voor hybride vergaderen moet voldoen aan specifieke eisen om zowel de fysieke als virtuele deelnemers een optimale ervaring te bieden. Dit omvat hoogwaardige audiovisuele apparatuur, comfortabele vergadermeubels en geavanceerde technologieën voor probleemloze connectiviteit. De ruimte moet zorgvuldig worden ontworpen om een gelijke betrokkenheid van alle deelnemers te waarborgen, ongeacht hun fysieke locatie.
Wat heb je nodig voor een hybride vergadering?
Als je hybride vergaderingen soepel en effectief wilt laten verlopen, zijn er een aantal zaken die je echt nodig hebt:
- Video conference: denk aan camera’s die haarscherpe beelden leveren, microfoons die iedereen goed kunnen oppikken, en luidsprekers waarmee je iedereen duidelijk kunt horen;
- Een stabiele internetverbinding: niets is zo belangrijk als een betrouwbare verbinding om storingen en vertragingen te voorkomen;
- Een vergaderplatform: zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet zijn handig om online samen te komen. Niet elke video-oplossing sluit perfect aan bij elk vergaderplatform, dus houd hier rekening mee;
- Zakelijke displays of digitale whiteboard: ideaal voor het delen van presentaties of brainstormen. Op die manier kunnen zowel de mensen die op afstand werken als degenen die fysiek aanwezig zijn, actief meedoen. Om het beste uit de vergadering is het belangrijk om te kiezen voor een zakelijke display i.p.v. een consumenten display;
- Een geschikte vergaderruimte: zorg voor een goed ingerichte ruimte met voldoende licht en weinig omgevingsgeluid, zodat zowel fysieke als online deelnemers het beste kunnen focussen.
Met de juiste opstelling kun je het maximale uit hybride vergaderingen halen en ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, ongeacht waar zij zich bevinden.
Vergaderruimte inrichten met Yealink, Logitech of Poly, ontdek het hier:
Yealink
Logitech
Poly
Wat zijn de kosten voor een hybride vergaderen oplossing?
De investeringen voor hybride vergaderen variëren afhankelijk van de grootte van de vergaderruimte en de gewenste audiovisuele apparatuur. Hoogwaardige camera’s, professionele microfoons en geavanceerde displays dragen bij aan een betere ervaring, maar kunnen kosten met zich meebrengen. Het is echter belangrijk om te erkennen dat investeren in kwalitatieve audiovisuele apparatuur een lange termijnvoordeel oplevert door de efficiëntie van vergaderingen te verbeteren.
Naast de ruimte en de specifieke wensen van jouw organisatie, speelt ook de keuze voor een merk een rol. Wij werken met verschillende betrouwbare merken zoals Poly Studio, Logitech en Yealink. Tussen deze merken zit soms een klein prijsverschil. Geen enorme sprongen, maar het kan nét het verschil maken als je binnen een bepaald budget wilt blijven. Voor bijvoorbeeld een middel vergaderruimte en dan gebaseerd op een 55 inch display met videobar zit je tussen 3500 en 4000 euro. Wanneer je een iets strakker budget hebt, dan zijn oplossingen van Yealink een goede keuze. Yealink bied veel waarde voor weining geld
Zo is er voor vrijwel elke situatie een passende oplossing te vinden, zonder in te leveren op kwaliteit.
Zo doen we dat
Stap voor stap
Behoeften
Ga in gesprek met een specialist, die samen met jou of jouw medewerkers bespreekt welke wensen en eisen er zijn.
Oplossing
Wij presenteren je een oplossing dat past bij de besproken behoeften.
Uitrol
Onder begeleiding van een projectmanager, wordt jouw project tot uitvoer gebracht door onze specialisten.
Service
Onze servicemonteurs en helpdesk medewerkers zijn je graag 10×5 van dienst. Wil je 24×7 ondersteuning, ook dat is mogelijk!
Altijd up to date?
Avictus nieuwsbrief
Ben jij benieuwd naar de ontwikkelingen en wil je geen aanbieding missen? Vul je mailadres in en wij houden je op de hoogte.
