De kosten van zakelijk printen, zo bereken je de TCO

Bij zakelijk printen zitten de echte kosten meestal niet in het apparaat zelf, maar in alles wat daarna komt. Denk aan toners, onderhoud, storingen, garantieafhandeling, tijdverlies, voorraadbeheer en het ontbreken van inzicht in het daadwerkelijke gebruik.

Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar de aanschafprijs, maar naar de Total Cost of Ownership, ook wel TCO genoemd. Dat zijn de totale kosten van je printer over de volledige gebruiksperiode.

De aanschafprijs is maar een klein deel van het verhaal

Een printer van een paar honderd euro lijkt op het eerste gezicht aantrekkelijk. Zeker als je online vergelijkt, lijkt het alsof je snel een voordelige keuze kunt maken.

Maar na aankoop begint het pas. Toners moeten worden besteld, onderdelen slijten, storingen moeten worden opgelost en iemand binnen de organisatie moet het beheer op zich nemen.

Bij één printer is dat misschien nog te overzien. Maar zodra je meerdere printers hebt, op één of meerdere locaties, wordt het al snel onduidelijk hoeveel printen eigenlijk kost.

Verborgen kosten die vaak worden vergeten

Veel organisaties onderschatten de kosten die ontstaan na de aanschaf van een printer. De meest voorkomende verborgen kosten zijn:

Toners en supplies
Toners zijn vaak een van de grootste kostenposten. Een complete set toners kan bijna net zo duur zijn als de printer zelf.

Onderhoud en reparaties
Buiten de fabrieksgarantie moet je reparaties zelf regelen en betalen. In veel gevallen wordt een defecte printer vervangen in plaats van gerepareerd.

Tijdverlies bij storingen
Als een printer niet werkt, ontstaan er frustratie en vertraging. Medewerkers kunnen niet printen of scannen en IT of facilitair moet het probleem oplossen.

Voorraadbeheer
Iemand moet bijhouden welke toners nodig zijn, wanneer ze besteld moeten worden en waar ze liggen.

Geen inzicht in gebruik
Zonder monitoring weet je vaak niet hoeveel er wordt geprint, hoeveel kleur wordt gebruikt en welke printer veel of juist weinig wordt belast.

Onverwachte vervanging
Als een printer regelmatig storing geeft of niet meer goed wordt ondersteund, moet er vaak sneller een nieuw apparaat worden gekocht dan gepland.

Waarom TCO belangrijker is dan aanschafprijs

TCO geeft een realistischer beeld van je printkosten. Je kijkt dan niet alleen naar wat een printer vandaag kost, maar naar wat deze over bijvoorbeeld vijf jaar kost.

Daarbij neem je onder andere mee:

• aanschaf of huur;
• toners en supplies;
• onderhoud;
• service;
• garantie;
• storingen;
• interne tijd;
• vervanging;
• monitoring;
• beheer.

Pas als je al deze kosten meeneemt, kun je eerlijk vergelijken of een printer kopen goedkoper is dan een managed print oplossing.

Hoe managed print services helpen om kosten inzichtelijk te maken

Bij managed print services wordt je printomgeving actief beheerd. Printers worden gemonitord, tellerstanden worden uitgelezen en supplies worden automatisch geleverd.

Daardoor ontstaat inzicht. Je ziet hoeveel er wordt geprint, hoeveel daarvan kleur is, welke printers intensief worden gebruikt en waar mogelijk kosten kunnen worden bespaard.

Daarnaast worden service, onderhoud en supplies onderdeel van één duidelijke afspraak. Dat maakt printkosten voorspelbaarder en voorkomt verrassingen.

Printkosten verlagen begint met inzicht

Veel organisaties willen printkosten verlagen, maar weten niet precies waar ze moeten beginnen. Dat is logisch, want zonder data blijft het giswerk.

Print je vooral zwart-wit of veel kleur? Zijn er printers die nauwelijks worden gebruikt? Zijn er apparaten die vaak storing geven? Worden toners efficiënt gebruikt? En past het printerpark nog wel bij de manier waarop de organisatie werkt?

Met een goede analyse kun je bepalen of je printerpark slimmer ingericht kan worden. Soms betekent dat minder printers. Soms juist een betere verdeling. En soms is een managed print oplossing voordeliger dan losse printers zelf beheren.

Wanneer is een TCO-analyse interessant?

Een TCO-analyse is vooral waardevol als je:

• meerdere printers gebruikt;
• regelmatig toners bestelt;
• weinig inzicht hebt in printvolumes;
• veel tijd kwijt bent aan printerstoringen;
• wilt weten of huren voordeliger is dan kopen;
• printkosten voorspelbaar wilt maken;
• binnenkort printers moet vervangen.

Ook als je huidige printers nog werken, kan een analyse veel opleveren. Juist dan kun je rustig vergelijken en voorkomen dat je pas actie onderneemt wanneer er storingen ontstaan.

Conclusie: kijk verder dan de aanschafprijs

De goedkoopste printer is niet automatisch de voordeligste keuze. De echte kosten van zakelijk printen zitten vaak in toners, onderhoud, storingen, tijdverlies en gebrek aan inzicht.

Door te kijken naar de TCO van je printerpark krijg je een eerlijker beeld van de werkelijke kosten. Managed print services kunnen helpen om die kosten inzichtelijk, voorspelbaar en vaak lager te maken.

Meer weten over het verschil tussen gewone printers en HP Managed Print? Lees ook onze blog: HP Managed Print: waarom een zakelijke printer huren vaak slimmer is dan kopen.