Waarom een zakelijke printer huren vaak slimmer is dan kopen

In de praktijk blijkt printen vaak duurder en bewerkelijker dan vooraf gedacht. Toners moeten op tijd besteld worden, storingen kosten tijd, onderhoud komt onverwacht en inzicht in het daadwerkelijke printvolume ontbreekt vaak. Precies daar maken HP Managed Print en managed print services het verschil.

In deze blog leggen we uit wat het verschil is tussen een gewone, transactionele printer en een HP Managed printer. Ook laten we zien waarom een printer huren of gebruiken binnen een printcontract vaak voordeliger, duurzamer en zorgelozer is dan zelf een printer kopen.

Wat is een transactionele printer?

Een transactionele printer is een printer die je los koopt zonder servicecontract. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor alles wat erna komt:

Je installeert de printer zelf, bestelt zelf toners en houdt zelf bij wanneer supplies bijna leeg zijn. Gaat de printer kapot binnen de fabrieksgarantie, dan moet je vaak contact opnemen met de leverancier, de printer opsturen en wachten tot deze gerepareerd of vervangen wordt.

Valt de printer buiten de garantie, dan moet je zelf iemand vinden die de printer kan repareren. In veel gevallen loont reparatie niet meer en wordt de printer vervangen. Dat lijkt praktisch, maar is vaak duurder dan gedacht en bovendien niet erg duurzaam.

Wat is HP Managed Print?

Bij HP Managed Print werkt het anders. Een HP Managed printer wordt geleverd in combinatie met een servicecontract. Je koopt of huurt dus niet alleen een printer, maar kiest voor een complete printoplossing inclusief service, onderhoud, supplies en inzicht in gebruik.

HP Managed printers worden geleverd door gespecialiseerde HP Managed print partners, zoals Avictus. Als managed print partner leveren, beheren en onderhouden wij deze printers en zorgen we ervoor dat klanten automatisch worden voorzien van supplies.

Het doel is simpel: jij moet kunnen printen en scannen zonder gedoe.

Printer kopen of printer huren?

Een belangrijk voordeel van managed print services is dat je kunt kiezen voor huur. Daardoor hoef je niet vooraf te investeren in nieuwe printers. In plaats daarvan betaal je een vast maandbedrag en een prijs per afdruk.

Dat maakt de kosten voorspelbaar. Je weet waar je aan toe bent en voorkomt verrassingen door dure toners, onverwacht onderhoud of printerstoringen.

Een printer huren is vooral interessant voor organisaties die:

• geen grote investering vooraf willen doen;
• grip willen krijgen op printkosten;
• service en onderhoud willen uitbesteden;
• automatisch toners geleverd willen krijgen;
• zekerheid willen gedurende de volledige contractperiode;
• meerdere printers centraal willen beheren.

Het verschil in aanschafprijs

Bij kleine printers kan een managed printer in aanschaf duurder lijken dan een printer die je online koopt. Toch zegt de aanschafprijs maar weinig over de werkelijke kosten.

Bij grotere printers, zoals modellen uit de HP 5000- tot 8000-serie, kan de managed variant juist voordeliger uitvallen dan de vergelijkbare transactionele variant. Bovendien kun je bij managed printers kiezen voor huur, waardoor je de investering niet zelf hoeft te doen.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de aanschafprijs te kijken, maar naar de Total Cost of Ownership: de totale kosten over de volledige gebruiksperiode.

Toners: vaak de verborgen kostenpost

Wie zelf een printer koopt, moet ook zelf toners kopen. En iedereen die zakelijk print, weet dat toners kostbaar kunnen zijn. Een complete set toners komt soms dicht in de buurt van de aanschafprijs van de printer zelf.

Bij transactionele printers vormen toners een belangrijk onderdeel van het verdienmodel. Bij managed printers werkt dat anders. Omdat je een printcontract afsluit en voor een langere periode commitment geeft op het gebruik van originele supplies, kunnen toners veel voordeliger worden aangeboden binnen de dienst.

Bij managed print services koop je toners dus niet los. Ze zijn onderdeel van het contract, samen met service, garantie, onderhoud en monitoring.

Een voorbeeld uit de praktijk: een HP LaserJet Managed X58045dn kan worden aangeboden vanaf een vast maandbedrag, met een prijs per afdruk voor zwart-wit en kleur. Daarbij zijn huur, toners, service, garantie en onderhoud inbegrepen voor de contractperiode.

Service en garantie tijdens de hele looptijd

Bij een losse printer heb je meestal fabrieksgarantie. Die garantie is beperkt in tijd en vraagt vaak actie van jezelf. Je moet een storing aanmelden, mogelijk de printer opsturen en wachten op reparatie of vervanging.

Bij een printcontract heb je service en garantie gedurende de afgesproken looptijd. Spreek je bijvoorbeeld een contract van vijf of zeven jaar af, dan zorgt de managed print partner er gedurende die periode voor dat de printer blijft werken.

Dat betekent ook dat je de printer niet zelf hoeft op te sturen. Een monteur komt langs om het probleem op locatie op te lossen. Lukt reparatie niet direct of duurt het langer dan verwacht, dan kan de printer worden omgeruild voor een vergelijkbaar model, zodat je snel weer verder kunt.

Automatische levering van toners en onderdelen

Veel organisaties herkennen dit probleem: de printer geeft aan dat de toner leeg is, maar er ligt geen nieuwe toner op voorraad. Dan moet er met spoed besteld worden, terwijl collega’s eigenlijk gewoon willen printen.

Bij managed printers voorkom je dat probleem. De printer wordt gemonitord via een online portaal. Zodra een toner een bepaald niveau bereikt, ontvangt de managed print partner automatisch een melding. Daarna wordt er een nieuwe toner geleverd voordat de huidige toner leeg is.

Bij Avictus wordt bijvoorbeeld een melding gegenereerd wanneer de toner nog ongeveer 18% inhoud heeft. De klant ontvangt een bericht dat er een toner onderweg is. Zo ligt de nieuwe toner klaar op het moment dat deze nodig is.

Hetzelfde geldt voor onderhoudsonderdelen. Onderdelen die gebruikers zelf kunnen vervangen, worden toegestuurd. Onderdelen die door een monteur vervangen moeten worden, worden ingepland als servicebezoek.

Door dit proactief te doen, voorkom je storingen en blijft de printer beschikbaar.

Ondersteuning van software en veilige printoplossingen

Steeds meer organisaties maken gebruik van beveiligd printen, gebruikersauthenticatie of geautomatiseerde scanworkflows. Denk aan oplossingen waarbij medewerkers pas printen nadat ze zich identificeren bij de printer, of waarbij gescande documenten automatisch in de juiste map of applicatie terechtkomen.

Niet iedere printer is geschikt voor dit soort software. Veel transactionele printers hebben daar onvoldoende ondersteuning voor of worden niet langdurig getest door softwareleveranciers.

Managed printers zijn beter geschikt voor dit soort zakelijke toepassingen. Ze worden ondersteund, getest en beheerd binnen een professionele printomgeving. Werkt iets niet zoals verwacht, dan kun je terugvallen op je managed print partner voor ondersteuning.

Dat maakt managed print services vooral interessant voor organisaties die veilig, efficiënt en betrouwbaar willen printen en scannen.

Online inzicht in je printerpark

Hoeveel printen we eigenlijk per maand? Hoeveel daarvan is zwart-wit en hoeveel is kleur? Hoe vaak hebben we storingen? Hoeveel wordt er gescand? En wanneer moeten onderdelen worden vervangen?

Zonder monitoring zijn dit lastige vragen. Bij managed print services is monitoring onderdeel van de oplossing.

Via een online portaal krijg je inzicht in onder andere:

• tellerstanden;
• toner- en supplyniveaus;
• storingen en foutmeldingen;
• firmwareversies en updates;
• geleverde supplies;
• configuratie van printers;
• onderhoudsstatus;
• print- en scanvolumes.

Bij Avictus gebruiken we hiervoor MPS Monitor. Daarmee kunnen we printers op afstand uitlezen, beheren en in veel gevallen storingen op afstand oplossen. Zo ontstaat meer grip op kosten, gebruik en beschikbaarheid.

Wat is het werkelijke verschil in prijs?

De aanschafprijs van een printer vertelt maar een klein deel van het verhaal. De echte kosten zitten vaak in toners, onderhoud, storingen, garantie, tijdverlies en vervanging.

Onderstaand voorbeeld vergelijkt een HP Managed printer met een vergelijkbare transactionele printer over een periode van 60 maanden, op basis van 500 zwart-wit en 500 kleurenafdrukken per maand.

De exacte kosten hangen natuurlijk af van het type printer, het printvolume, de looptijd en de gewenste serviceafspraken. Maar dit voorbeeld laat goed zien waarom alleen kijken naar de aanschafprijs een vertekend beeld geeft.

Managed print services zijn vaak duurzamer

Wanneer printers buiten de garantie vallen, worden ze in de praktijk vaak vervangen in plaats van gerepareerd. Dat is niet alleen duur, maar ook zonde van materialen en belastend voor het milieu.

Bij managed print services ligt de focus op continuïteit en levensduur. Printers worden onderhouden, onderdelen worden tijdig vervangen en storingen worden proactief voorkomen. Daardoor gaat apparatuur langer mee en wordt onnodige vervanging beperkt.

Praktijkvoorbeeld: minder kosten en meer inzicht

Bij een klant met ongeveer 80 zwart-wit printers werden toners zelf ingekocht en werden printers vaak vervangen zodra ze defect waren. Op basis van het printvolume lagen de maandelijkse kosten, voor alleen de toners, rond de €2.550.

Door over te stappen naar een managed print oplossing met een vijfjarig huurcontract, daalden de maandelijkse kosten naar €1.167. De klant hoefde niet zelf te investeren in nieuwe priners en kreeg tegelijkertijd meer inzicht, meer gemak en beter beheer over het volledige printerpark.

Dat is precies waar managed print services waarde toevoegen: lagere kosten, minder gedoe en meer controle.

Voor wie is HP Managed Print interessant?

HP Managed Print is vooral interessant voor organisaties die zakelijk printen belangrijk vinden, maar het beheer ervan niet zelf willen doen.

Denk aan bedrijven met meerdere printers, locaties of afdelingen. Maar ook aan organisaties die willen besparen op printkosten, veilig willen printen of meer inzicht willen krijgen in hun printerpark.

Een managed print oplossing past goed bij organisaties die:

• minder tijd kwijt willen zijn aan printerbeheer;
• printkosten inzichtelijk en voorspelbaar willen maken;
• storingen sneller willen oplossen;
• automatisch toners geleverd willen krijgen;
• veilig printen en scannen willen ondersteunen;
• printers willen huren in plaats van kopen;
• één aanspreekpunt willen voor service, supplies en beheer.

Conclusie: een printer huren met managed print services geeft meer grip

Een printer zelf kopen lijkt vaak voordelig, maar de verborgen kosten worden snel over het hoofd gezien. Toners, onderhoud, storingen, garantieafhandeling en tijdverlies maken printen vaak duurder dan verwacht.

Met HP Managed Print kies je niet alleen voor een printer, maar voor een complete dienst. Je krijgt inzicht in gebruik, automatische levering van supplies, service tijdens de contractperiode en voorspelbare kosten.

Wil je weten of een zakelijke printer huren voor jouw organisatie voordeliger is dan kopen? Dan is het slim om niet alleen naar de aanschafprijs te kijken, maar naar de totale kosten over de volledige looptijd.