Printer huren of kopen? De beste keuze voor bedrijven

Op het eerste gezicht lijkt dit een simpele financiële keuze. Bij kopen doe je een investering vooraf. Bij huren betaal je een vast bedrag per maand. Maar in de praktijk ligt het genuanceerder.

Je kunt namelijk ook een printer kopen en daar een los managed print service contract op afsluiten. In dat geval betaal je de printer zelf, maar besteed je service, onderhoud, supplies en beheer wel uit aan een managed print partner.

Daarom is de vraag niet alleen: printer huren of kopen?
De betere vraag is: hoe wil je de printer financieren én hoe wil je het beheer organiseren?

Drie manieren om zakelijk printen te regelen

Grofweg zijn er drie veelvoorkomende opties.

1. Een transactionele printer kopen zonder managed print contract

Bij deze optie koop je zelf een printer, meestal online of via een leverancier. Daarna ben je zelf verantwoordelijk voor alles wat erbij komt kijken.

Je regelt zelf de installatie, bestelt zelf toners, houdt voorraad bij en lost storingen zelf op of schakelt daarvoor een partij in. Binnen de fabrieksgarantie kun je bij defecten vaak terug naar de leverancier, maar buiten die garantieperiode komen reparatiekosten voor eigen rekening.

Deze optie lijkt vaak goedkoop, omdat je vooral naar de aanschafprijs kijkt. Maar de werkelijke kosten zitten meestal in toners, onderhoud, storingen, tijdverlies en vervanging.

Een transactionele printer kopen kan interessant zijn als je weinig print, lage eisen stelt aan service en beveiliging, en het geen probleem vindt om beheer zelf te regelen.

2. Een printer kopen met een managed print service contract

Dit is de optie die vaak over het hoofd wordt gezien, maar voor veel organisaties juist interessant kan zijn.

Je koopt de printer zelf en betaalt de investering dus vooraf. Vervolgens sluit je een los managed print service contract af. Binnen dat contract worden zaken zoals toners, service, onderhoud, garantieafspraken, monitoring en beheer geregeld.

Het voordeel is dat je geen huur- of leasekosten betaalt voor de printer zelf. Daardoor zitten er ook geen rentekosten of financieringskosten verwerkt in het maandbedrag.

Deze optie kan interessant zijn als je:

• bereid bent zelf te investeren in apparatuur;
• zeker weet dat je de printer langer wilt gebruiken;
• verwacht de printer bijvoorbeeld vijf jaar of langer in te zetten;
• wel ontzorgd wilt worden op service, supplies en onderhoud;
• grip wilt houden op de totale kosten;
• geen financiering nodig hebt voor de hardware.

In dit scenario profiteer je dus wél van managed print services, maar financier je de apparatuur zelf.

3. Een printer huren of leasen met managed print services

Bij printerhuur of lease hoef je niet zelf te investeren in de apparatuur. De kosten van de printer worden verwerkt in een vast maandbedrag, vaak gecombineerd met een prijs per afdruk.

Service, onderhoud, supplies, monitoring en garantieafspraken worden meestal opgenomen in hetzelfde managed print contract. Daardoor heb je één duidelijke afspraak en voorspelbare maandelijkse kosten.

Deze optie is vooral interessant als je:

• geen grote investering vooraf wilt doen;
• kosten liever spreidt over de looptijd;
• apparatuur buiten je eigen investeringsbudget wilt houden;
• flexibiliteit wilt aan het einde van de looptijd;
• printkosten makkelijk budgetteerbaar wilt maken;
• alles in één maandelijkse afspraak wilt onderbrengen.

Het verschil met kopen zit vooral in de financiering. Bij huur of lease betaal je gedurende de looptijd voor het gebruik van de printer. Daarin zitten normaal gesproken ook financierings- of rentekosten verwerkt.

Wat is het verschil in TCO?

De Total Cost of Ownership, oftewel TCO, bestaat uit alle kosten die je maakt gedurende de gebruiksperiode van de printer.

Denk aan:

• aanschaf of huur
• financierings- of rentekosten
• toners
• onderdelen
• onderhoud
• service
• garantie
• storingen
• interne tijd
• monitoring
• vervanging

Wanneer je een printer koopt met een managed print service contract en dezelfde printer vergelijkt met een huur- of leaseconstructie, dan zit het verschil in de TCO vooral in de financieringskosten.

Bij kopen betaal je de apparatuur vooraf.
Bij huren of leasen worden de kosten uitgesmeerd over de looptijd en betaal je daar meestal rente of financieringskosten over.

Dat betekent niet automatisch dat kopen altijd voordeliger is. Het betekent wel dat je goed moet kijken naar je financiële voorkeur en de gewenste looptijd.

Wanneer is kopen met managed print services interessant?

Een printer kopen met managed print services is vooral interessant wanneer je zeker weet dat je de apparatuur langdurig wilt gebruiken.

Als je de printer vijf jaar of langer inzet en bereid bent de investering vooraf te doen, kan kopen financieel aantrekkelijk zijn. Je voorkomt dan financieringskosten en profiteert tegelijkertijd van de voordelen van managed print services.

Je hoeft dus niet zelf toners te bestellen, onderhoud te plannen of storingen op te lossen. Dat wordt geregeld binnen het servicecontract.

Deze optie past goed bij organisaties die voldoende investeringsruimte hebben en hun printerpark voor langere tijd stabiel willen houden.

Wanneer is huren of leasen interessanter?

Huren of leasen is interessant wanneer je liever geen investering vooraf doet. Je betaalt dan een vast bedrag per maand en houdt je kosten voorspelbaar.

Dit kan handig zijn bij groei, meerdere locaties of wanneer je investeringsbudget liever inzet voor andere zaken. Ook organisaties die hun kosten graag spreiden of alles in één contract willen onderbrengen, kiezen vaak voor huur of lease.

Een ander voordeel is dat je aan het einde van de looptijd opnieuw kunt kijken welke apparatuur het beste past bij je organisatie. Zo voorkom je dat je te lang blijft werken met printers die niet meer aansluiten op je behoeften.

Wanneer is een transactionele printer kopen voldoende?

Een losse transactionele printer kopen zonder managed print contract kan voldoende zijn als printen geen kritisch onderdeel is van je dagelijkse processen.

Bijvoorbeeld wanneer je weinig print, maar één kleine printer nodig hebt en geen behoefte hebt aan automatische tonerlevering, monitoring, onderhoud of uitgebreide serviceafspraken.

Voor zakelijke organisaties met meerdere gebruikers, hogere printvolumes of behoefte aan continuïteit wordt deze optie vaak minder interessant. De aanschafprijs lijkt laag, maar de verborgen kosten kunnen snel oplopen.

Kopen of huren: het draait om meer dan eigendom

De keuze tussen kopen en huren gaat niet alleen over wie eigenaar is van de printer. Het gaat vooral over hoe je printen wilt organiseren.

Wil je alles zelf regelen?
Dan kun je een transactionele printer kopen.

Wil je wel zelf investeren, maar geen gedoe met beheer, toners en onderhoud?
Dan is een printer kopen met managed print services een sterke optie.

Wil je geen investering vooraf doen en de kosten spreiden over de looptijd?
Dan past printerhuur of lease met managed print services waarschijnlijk beter.

De belangrijkste vergelijking

Conclusie: de beste keuze hangt af van je situatie

Een printer huren is niet altijd beter dan kopen. En een printer kopen is niet automatisch voordeliger dan huren.

De juiste keuze hangt af van je printvolume, de gewenste looptijd, je investeringsbereidheid en de mate waarin je ontzorgd wilt worden.

Wil je zelf investeren en verwacht je de printer lang te gebruiken? Dan kan kopen met een managed print service contract interessant zijn.

Wil je liever geen investering vooraf doen en de kosten spreiden? Dan is huren of leasen met managed print services een logische keuze.

Wil je vooral een eenvoudige printer zonder contract? Dan kan een transactionele printer voldoende zijn, zolang je rekening houdt met toners, onderhoud en eventuele storingen.

Avictus helpt je graag om de verschillende opties naast elkaar te zetten. Zo krijg je inzicht in de werkelijke TCO en kies je de oplossing die past bij jouw organisatie.

Wil je eerst weten wat het verschil is tussen een gewone printer en HP Managed Print? Lees dan ook onze blog: HP Managed Print: waarom een zakelijke printer huren vaak slimmer is dan kopen.