Waar moet je op letten bij het afsluiten van een printcontract?

1. Controleer eerst of je huidige printcontract echt is opgezegd

Voordat je überhaupt een nieuw printcontract afsluit, is er één belangrijke vraag:

Wanneer eindigt je huidige contract en is het daadwerkelijk opgezegd?

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zien we regelmatig dat organisaties denken dat een contract automatisch eindigt na bijvoorbeeld vijf jaar.

Dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Printcontracten kunnen bepalingen bevatten over een opzegtermijn en stilzwijgende verlenging. Hoe die voorwaarden eruitzien verschilt per overeenkomst. Dat dit geen theoretisch punt is, zie je ook bij actuele MPS-contracten in de markt: Brother vermeldt bijvoorbeeld dat bepaalde onderdelen van zijn MPS-overeenkomst na de oorspronkelijke looptijd telkens met twaalf maanden worden verlengd.

Controleer daarom ruim vóór de einddatum:

• De oorspronkelijke contractduur;
• De einddatum;
• De opzegtermijn;
• Hoe je moet opzeggen;
• Of er sprake is van automatische verlenging;
• Met welke periode het contract wordt verlengd;
• Of lease, service en software dezelfde einddatum hebben.

Wacht daar niet mee totdat je nieuwe printers wilt bestellen. Dan kun je te laat zijn.

2. Bepaal eerst wat je nodig hebt en vraag daarna offertes aan

Een goede vergelijking begint niet bij leveranciers, maar bij je eigen organisatie.

Hoeveel apparaten heb je werkelijk nodig? Welke printvolumes worden gemaakt? Waar is A3 noodzakelijk? Hoeveel wordt er gescand? Zijn er specifieke papierformaten of afwerkingsmogelijkheden nodig? En welke software- en beveiligingseisen stelt IT?

Wanneer leverancier A een compleet andere oplossing aanbiedt dan leverancier B, zegt een verschil in maandprijs namelijk weinig.

Zorg daarom eerst voor een duidelijk programma van eisen. Laat vervolgens meerdere leveranciers op dezelfde uitgangspunten offreren.

Dan vergelijk je daadwerkelijk appels met appels.

3. Printers kopen of leasen?

Vervolgens bepaal je hoe je de apparatuur wilt financieren.

Bij kopen betaal je de investering zelf. De apparatuur wordt een bedrijfsmiddel en de aanschafkosten worden in beginsel over de gebruiksduur afgeschreven.

Bij leasen hoef je de volledige investering niet ineens te doen en houd je werkkapitaal beschikbaar voor andere doeleinden. KVK noemt dat ook expliciet als een van de voordelen van leasing.

De vraag is daarom niet alleen:

"Hebben we voldoende geld om de printers te kopen?"

Een interessantere vraag is:

"Wat kunnen we het beste met dat geld doen?"

Wanneer het geld anders ongebruikt op de bank blijft staan, kan kopen aantrekkelijk zijn. Maar wanneer je het kapitaal binnen je onderneming kunt investeren tegen een verwacht rendement dat hoger ligt dan de financieringskosten van de printers, kan leasen interessanter zijn.

Er is dus niet één keuze die voor iedere organisatie financieel het beste is.

4. Hoelang wil je de printers daadwerkelijk gebruiken?

De geplande levensduur is eveneens belangrijk. Stel dat je een contract voor vijf jaar afsluit, maar nu al weet dat je de printers waarschijnlijk acht jaar wilt gebruiken.

Dan kan het financieel aantrekkelijker zijn om de apparatuur direct te kopen. Een andere mogelijkheid is een langere leaseperiode of vooraf vastleggen onder welke voorwaarden je de apparatuur na afloop kunt overnemen.

Ben je juist gewend om iedere vier of vijf jaar de omgeving opnieuw te bekijken, dan kan lease aantrekkelijker zijn vanwege de voorspelbare maandlasten en flexibiliteit bij een volgende vervanging.

5. Kopen of leasen hoeft niets te veranderen aan de service

Een belangrijk misverstand is dat een geleasede printer automatisch betere service krijgt dan een gekochte printer.

Dat hoeft helemaal niet zo te zijn.

Je kunt een printer kopen en daar een vijfjarig servicecontract bij afsluiten. Je kunt dezelfde printer leasen met dezelfde servicevoorwaarden.

Bij een goed servicecontract gaat de leverancier gedurende die periode óók een commitment aan.

De klant belooft gedurende de contractperiode voor de dienstverlening te betalen. Daartegenover hoort de leverancier ervoor te zorgen dat de printomgeving gedurende die afgesproken periode blijft functioneren en een passende oplossing te bieden wanneer een apparaat niet meer goed kan worden hersteld.

Beoordeel de financiering van de apparatuur en de kwaliteit van de service daarom als twee afzonderlijke onderdelen.

6. Kijk verder dan het maandbedrag

Dit is misschien wel de belangrijkste tip uit dit artikel.

Vergelijk printcontracten nooit uitsluitend op maandprijs of prijs per afdruk.

Een offerte met een lagere maandprijs kan uiteindelijk duurder uitpakken wanneer allerlei werkzaamheden en verbruiken buiten het contract vallen.

Vraag daarom heel concreet:

Wat is inbegrepen en wat wordt aanvullend gefactureerd?

Denk bijvoorbeeld aan voorrijkosten, arbeidsuren, onderdelen, installatie, verhuizingen, softwareondersteuning, wijzigingen en werkzaamheden buiten reguliere service.

Controleer ook hoe wordt afgerekend. Betaal je voor het werkelijke aantal afdrukken of voor een vooraf afgesproken bundel? Wat gebeurt er wanneer je minder print dan verwacht? En wat betaal je wanneer je boven de bundel uitkomt?

7. Let op bijzondere kosten per afdruk en zelfs per scan

Lees ook de kleine lettertjes rondom het daadwerkelijke gebruik van de apparatuur.

Er bestaan bijvoorbeeld contractconstructies waarbij niet alleen afdrukken maar ook scans in rekening worden gebracht.

Een andere belangrijke voorwaarde is tonerdekking.

Het opgegeven rendement van een toner wordt onder gestandaardiseerde omstandigheden berekend. Wanneer je organisatie structureel documenten met veel meer tonerbedekking afdrukt, wordt vanzelfsprekend meer toner verbruikt.

Kan een leverancier achteraf een toeslag berekenen wanneer het gemiddelde dekkingspercentage hoger blijkt? Wordt dit over de gehele organisatie berekend of afzonderlijk per printer?

Een zeer lage klikprijs is minder interessant wanneer je later geconfronteerd kunt worden met forse nacalculaties.

8. Wat gebeurt er als een printer stukgaat?

Een printer die vijf dagen stilstaat, kan op papier een goedkoop printcontract hebben en tegelijkertijd een kostbare oplossing zijn.

Vraag een leverancier daarom naar concrete serviceafspraken:

Hoe snel krijg ik reactie na een storing? En binnen welke termijn wordt geprobeerd de storing daadwerkelijk op te lossen?

Dat zijn twee verschillende dingen. Een snelle telefonische reactie betekent immers niet automatisch dat je printer dezelfde dag weer functioneert.

Kijk daarnaast naar escalatiemogelijkheden. Wat gebeurt er als een storing niet bij het eerste bezoek kan worden opgelost? Is een vervangend apparaat beschikbaar? En hoe wordt omgegaan met bedrijfs kritische locaties?

Beoordeel dus niet alleen de kosten van het contract, maar ook de mogelijke kosten voor jouw organisatie wanneer de dienstverlening tekortschiet.

9. Hoe kun je eigenlijk een storing aanmelden?

Dit lijkt een detail, totdat er daadwerkelijk iets misgaat. Mag je bellen? Kun je een e-mail sturen? Is er een servicedesk? Of kun je uitsluitend een ticket aanmaken in een online portaal?

Daar bestaat geen universeel goed of fout antwoord op. De ene organisatie wil alles digitaal regelen en inzicht hebben in tickets. Een andere organisatie vindt het belangrijk dat een medewerker bij een probleem gewoon iemand kan bellen.

Het gaat erom dat het servicemodel van de leverancier aansluit op hoe jouw organisatie wil werken.

10. Wie voert de service daadwerkelijk uit?

Dit is een vraag die bij een offertevergelijking verrassend weinig wordt gesteld:

"Zijn de mensen die straks onze printers onderhouden eigenlijk bij jullie in dienst?"

Niet iedere leverancier die een printcontract verkoopt, voert de technische dienstverlening zelf uit. Service kan geheel of gedeeltelijk worden ingekocht bij een fabrikant of derde partij.

Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Maar je moet wel weten wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor het resultaat.

Als leverancier A afhankelijk is van partij B voor service, onderdelen of specialistische kennis, wil je weten welke afspraken daarover bestaan en wat er gebeurt wanneer partij B niet het gewenste serviceniveau haalt.

Vraag daarom wie de monteurs levert, waar de technische kennis zit en wie je aanspreekpunt blijft wanneer een probleem escaleert.

11. Hoe worden toners geleverd?

Ook supplies lijken een klein detail, maar bij tientallen of honderden printers kan daar behoorlijk wat intern werk in gaan zitten.

• Moeten medewerkers zelf toners bestellen?

• Houdt IT een voorraadkast bij?

• Of worden printers op afstand gemonitord en automatisch nieuwe supplies verstuurd voordat ze leeg zijn?

Automatische levering is binnen Managed Print zeker mogelijk; er zijn bijvoorbeeld MPS-oplossingen waarbij printers worden gemonitord en automatisch de juiste verbruiksartikelen worden verstuurd.

Vraag daarbij ook wat de leverancier via monitoring kan zien, welke gegevens worden verzameld en hoe daarmee wordt omgegaan.

12. Kijk niet alleen naar printers, maar ook naar software en security

Printers zijn onderdeel van de IT-omgeving en kunnen gekoppeld zijn aan gebruikersidentiteiten, cloudplatformen, scanoplossingen, printmanagementsoftware en beveiligingsoplossingen.

Daarom is een belangrijke vraag:

Heeft mijn printleverancier alleen verstand van printers, of ook van de software en IT-infrastructuur eromheen?

Wanneer een kwetsbaarheid in printmanagementsoftware wordt ontdekt, wil je bijvoorbeeld niet eerst moeten uitzoeken welke externe partij verantwoordelijk is.

Vraag daarom hoe de leverancier omgaat met:

• Securitymeldingen en kwetsbaarheden;
• Firmware en updates;
• Printmanagementsoftware;
• Cloudoplossingen;
• Authenticatie en gebruikersbeheer;
• Scanworkflows;
• Sscalaties bij beveiligingsincidenten.

En vooral: heeft de leverancier zelf mensen met die kennis in huis? De goedkoopste printer is weinig waard als niemand je kan helpen wanneer het probleem niet mechanisch, maar softwarematig is.

13. Vraag wat je bij de implementatie daadwerkelijk krijgt

Een printcontract eindigt niet op het moment dat de printer uit de vrachtwagen wordt gehaald. Sterker nog: dan begint het pas. Vraag daarom vooraf wat onder de implementatie valt.

• Worden apparaten alleen afgeleverd?;

• Of worden ze ook geplaatst, geconfigureerd en getest?;

• Worden namen en locaties consequent ingericht?;

• Worden scaninstellingen geconfigureerd?;

• Wordt software geïmplementeerd?;

• Worden gebruikers geïnformeerd en getraind?;

• En krijgt IT uitleg over beheer en ondersteuning?

Bij een organisatie met meerdere vestigingen wordt dit nog belangrijker.

Dan heb je niet alleen een leverancier van printers nodig, maar feitelijk een partij die een roll-outproject kan uitvoeren.

14. Vergelijk dus niet alleen printers, maar leveranciers

Wanneer twee leveranciers vergelijkbare printers aanbieden, kan het prijsverschil tussen de apparaten uiteindelijk veel minder belangrijk zijn dan het verschil in dienstverlening.

Een goede vergelijking kijkt daarom naar het totaal:

Een goed printcontract begint met de juiste vragen

Een printcontract afsluiten draait uiteindelijk niet om het vinden van de goedkoopste printer. Het gaat om een printomgeving die past bij jouw organisatie, voorspelbaar is in kosten en waarop je kunt vertrouwen als er iets misgaat.

Bij Avictus kijken we daarom verder dan alleen het merk, model of de prijs per afdruk. We kijken naar je huidige contract, het daadwerkelijke gebruik, de gewenste looptijd, service, software, security en de manier waarop de printomgeving wordt beheerd. Zo krijg je niet alleen een offerte, maar vooral inzicht in welke oplossing echt bij jouw organisatie past.

Twijfel je over je huidige printcontract of wil je verschillende voorstellen goed met elkaar vergelijken? Laat ons eens meekijken. Onze print specialisten helpen je graag om de kleine lettertjes, kosten en servicevoorwaarden naast elkaar te leggen. Zo weet je waar je voor kiest zonder verrassingen achteraf.