Managed Print Service partners vergelijken voor jouw organisatie

Wat is Managed Print Service en wat zijn de voordelen?

Managed Print Services, vaak afgekort als MPS, betekent dat niet alleen de printers worden geleverd, maar ook het beheer en de dienstverlening rondom de complete printomgeving worden geregeld.

In de praktijk zien we nog regelmatig organisaties waar door de jaren heen verschillende printers zijn aangeschaft. Hierdoor is niet altijd duidelijk hoeveel printers er daadwerkelijk in gebruik zijn, hoeveel er wordt geprint en wat de totale printomgeving eigenlijk kost.

Ook toners en cartridges worden soms los besteld en op voorraad gelegd. Dat kost niet alleen tijd en geld, maar vergroot ook de kans dat verkeerde supplies worden besteld of gebruikt.

Met Managed Print Services wordt het printerpark centraal beheerd. Afhankelijk van de gekozen dienstverlening kan dit bijvoorbeeld bestaan uit:

• inzicht in printvolumes, gebruik en kosten;
• automatische levering van toner voordat deze op is;
• monitoring van printers op afstand;
• het op afstand signaleren en waar mogelijk oplossen van storingen;
• onderhoud en technische service;
• rapportages over gebruik en kosten;
• optimalisatie van het aantal en type printers;
• beveiliging en beheer van de printomgeving.

Door inzicht te krijgen in waar veel, weinig of onnodig wordt geprint, kun je bovendien gerichter sturen op het verminderen van printvolumes en kosten.

Hoe werken Managed Print Service contracten?

Bij het vergelijken van Managed Print Service-partners is het belangrijk om niet alleen naar het maandbedrag of de prijs van de printers te kijken. De manier waarop het contract is opgebouwd, bepaalt uiteindelijk voor een groot deel wat je gedurende de gehele looptijd betaalt.

Een aanbieding met een laag maandbedrag kan bijvoorbeeld minder interessant zijn wanneer bepaalde servicewerkzaamheden, supplies of afdrukken daar nog bovenop komen.

Kijk daarom goed naar wat er precies in het contract is opgenomen. Hoe lang loopt het contract? Welke service is inbegrepen? Betaal je per afdruk of werk je met een vast volume? Wat gebeurt er wanneer je meer of juist minder print dan verwacht? En welke afspraken staan er in de SLA?

Ook is het belangrijk om te kijken naar de flexibiliteit gedurende de looptijd. Een organisatie kan in een aantal jaar behoorlijk veranderen. Misschien neemt het aantal medewerkers af, wordt er steeds minder geprint of blijkt dat bepaalde printers nauwelijks worden gebruikt. Dan wil je niet jarenlang blijven betalen voor een printomgeving die niet meer aansluit bij de organisatie.

Een goede Managed Print Service-partner kijkt daarom niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt, maar blijft gedurende de looptijd kijken of de printomgeving nog past bij het daadwerkelijke gebruik.

Welke kosten zitten er in Managed Print Services?

Om verschillende aanbieders goed te kunnen vergelijken, moet je weten welke kosten onderdeel zijn van een Managed Print Service-contract. Afhankelijk van de leverancier en het gekozen contract kun je onder andere te maken krijgen met:

• aanschaf, huur of lease van de printers;
• een vast maandbedrag voor service en beheer;
• kosten per zwart-wit- en kleurenafdruk;
• toner en andere verbruiksartikelen;
• onderhoud en onderdelen;
• voorrijkosten en werkzaamheden van een servicemonteur;
• softwarelicenties voor bijvoorbeeld veilig printen en gebruikersbeheer;
• monitoring en rapportages;
• installatie en inrichting;
• eventuele kosten voor het vervangen, verplaatsen of uitbreiden van printers.

Vraag daarom bij iedere aanbieder niet alleen naar de prijs, maar vooral naar wat wel en niet in die prijs is inbegrepen. Pas wanneer je de totale kosten over de volledige contractduur berekent, kun je verschillende Managed Print Service partners eerlijk met elkaar vergelijken.

Waar moet je op letten bij het vergelijken van Managed Print Service-partners?

Prijs is belangrijk, maar uiteindelijk koop je met Managed Print Services vooral zekerheid en dienstverlening. Kijk daarom verder dan alleen de maandelijkse kosten en vergelijk ook hoe een leverancier het printerpark beheert en de service heeft georganiseerd.

Wordt de service door de Managed Print Service-partner zelf uitgevoerd?
Een belangrijk punt dat niet altijd direct zichtbaar is in een offerte: wie voert de service daadwerkelijk uit? Heeft de partij waarmee je het printcontract afsluit eigen servicemonteurs en een eigen servicedesk, of wordt het onderhoud uitbesteed aan een externe serviceorganisatie?

Wanneer een Managed Print Service partner de service zelf uitvoert, heeft deze doorgaans meer directe invloed op de planning, responstijden en de manier waarop een storing wordt afgehandeld. Er zijn minder schakels tussen jouw organisatie en de monteur die uiteindelijk het probleem moet oplossen.

Wordt de technische service uitbesteed, dan hoeft dat niet direct een probleem te zijn, maar ben je als klant wel afhankelijk van de afspraken tussen jouw printleverancier en de externe servicepartij. De leverancier heeft daardoor mogelijk minder directe invloed op bijvoorbeeld de beschikbaarheid van monteurs, responstijden en de manier waarop een storing wordt opgelost. Dat kan invloed hebben op de flexibiliteit en het beheer van je printomgeving.

Vraag daarom bij het vergelijken van Managed Print Service-partners:

• Hebben jullie een eigen servicedesk en eigen servicemonteurs?
• Wie behandelt onze melding wanneer een printer een storing heeft?
• Worden storingen door jullie zelf opgelost of door een externe partij?
• Welke responstijden zijn gegarandeerd in de SLA?
• Wat gebeurt er wanneer een storing niet binnen de afgesproken tijd kan worden opgelost?
• Hebben we één aanspreekpunt voor de volledige printomgeving?
• Hoe worden storingen gesignaleerd en opgelost?

Een Managed Print Service moet IT juist ontlasten. Het is daarom belangrijk dat vooraf duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een storing en dat medewerkers niet zelf tussen verschillende leveranciers en servicepartijen hoeven te schakelen.

Hoe transparant is het contract?
Let ook op transparantie. Je moet gedurende de volledige looptijd kunnen begrijpen waarvoor je betaalt. Vraag daarom vooraf om inzicht in de totale kosten en laat verschillende scenario's doorrekenen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de kosten wanneer het printvolume daalt, je organisatie groeit of wanneer je een printer wilt verwijderen?

Welke inzichten en rapportages krijg je?
Een Managed Print Service moet je inzicht geven in de printomgeving. Denk aan het aantal afdrukken per apparaat, kleur versus zwart-wit, storingen, tonergebruik en de totale kosten. Vraag daarom ook welke rapportages beschikbaar zijn en hoe vaak de leverancier deze samen met jullie bespreekt.

Uiteindelijk moet een goede Managed Print Service ervoor zorgen dat je minder met printers bezig bent, niet meer. Medewerkers kunnen printen wanneer dat nodig is, Finance houdt grip op de kosten en IT hoeft niet bij iedere storing in actie te komen.

Daarom vergelijk je Managed Print Service-partners niet alleen op printers en prijs, maar juist ook op service, flexibiliteit, transparantie en de manier waarop het beheer is georganiseerd.

Wat zit er bij ons inbegrepen en wat kost Managed Print Service?

In het servicecontract vallen de volgende onderdelen:

• benodigde toners, drums en toneropvangbakken;
• voorrijkosten en arbeidsloon bij preventief en correctief onderhoud;
• Onderdelen die nodig zijn voor onderhoud of eventuele reparaties;
• Een online tool voor het beheer en de rapportage van printers en multifunctionals;
• Gebruik van het online serviceportaal voor het aanvragen en inzien van verstoringen.

De kosten voor Managed Print Services is € 5,00 per printer per maand en een vaste prijs voor een aantal afdrukken in een bundel of een prijs per gemaakte afdruk. Het type printer en het verwachte printvolume bepalen de prijs. Een all-in servicecontract begint bij € 22,50 per maand, inclusief 500 kleuren- en 500 zwart-witafdrukken.

Managed Print Services vergelijken? Kijk verder dan alleen de prijs

Een Managed Print Service partner kies je niet alleen op basis van de printer of het maandbedrag. Juist de afspraken rondom service, beheer, flexibiliteit en kosten bepalen hoeveel werk je uiteindelijk zelf nog aan de printomgeving hebt.

Kijk daarom goed naar wat er binnen het contract is inbegrepen, hoe de service is georganiseerd en welke afspraken er gelden wanneer er een storing ontstaat of je printbehoefte verandert. Een lage prijs is uiteindelijk weinig waard wanneer IT alsnog veel tijd kwijt is aan storingen, supplies en contact met verschillende servicepartijen.

Bij Avictus kijken we daarom naar de complete printomgeving. Van de juiste printers en automatische levering van supplies tot monitoring, service en inzicht in gebruik en kosten. Zo zorgen we ervoor dat medewerkers gewoon kunnen printen, Finance grip houdt op de kosten en IT zo min mogelijk tijd kwijt is aan het beheer.