Moderniseer je printomgeving met PaperCut Hive veilig en efficiënt

Wat is PaperCut Hive?

PaperCut Hive is cloud gebaseerde printmanagementsoftware waarmee organisaties hun printomgeving centraal kunnen beheren en beveiligen.

De software maakt het mogelijk om printopdrachten veilig vrij te geven, gebruikers te beheren en inzicht te krijgen in het printgedrag. Daarnaast biedt PaperCut Hive mogelijkheden voor het digitaliseren van documenten en het beperken van onnodige printkosten.

Het belangrijkste verschil met traditionele printmanagementsoftware is dat PaperCut Hive geen lokale printserver nodig heeft. Hierdoor wordt het beheer van de printomgeving eenvoudiger en hoeven IT-afdelingen minder tijd te besteden aan het onderhouden van printservers en afzonderlijke printerinstellingen.

Hoe werkt printen zonder printserver?

Bij een traditionele printomgeving worden printopdrachten vaak via een centrale printserver verwerkt. Deze server beheert de printerwachtrijen en zorgt ervoor dat documenten bij de juiste printer terechtkomen. PaperCut Hive werkt anders.

De software combineert cloudtechnologie met een techniek die Edge Mesh wordt genoemd. Hierbij kunnen computers binnen het netwerk samenwerken om printopdrachten te verwerken en beschikbaar te houden.

Afhankelijk van de inrichting kunnen printopdrachten lokaal binnen het netwerk worden verwerkt of via ondersteunde cloudfunctionaliteit worden afgehandeld.

De cloud wordt onder andere gebruikt voor het beheer van gebruikers, printers, instellingen en rapportages. Hierdoor is er geen traditionele lokale printserver nodig om de printomgeving te beheren.

Eén printerwachtrij voor meerdere printers

Een ander voordeel is dat medewerkers niet steeds hoeven te kiezen uit verschillende printerwachtrijen. In plaats daarvan kunnen zij een document versturen naar één algemene printerwachtrij.

Vervolgens lopen ze naar een beschikbare printer en geven ze daar hun printopdracht vrij. Dit wordt ook wel Follow Me Printing of Find Me Printing genoemd.

Voor medewerkers betekent dit meer flexibiliteit. Is een printer bezet of buiten gebruik? Dan kunnen zij hun document bij een andere geschikte printer ophalen.

Veilig printen met PaperCut Hive

Binnen organisaties worden dagelijks documenten geprint die vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Denk aan financiële gegevens, contracten, personeelsdocumenten of klantinformatie.

Bij traditioneel printen kan een document direct uit de printer komen, terwijl de medewerker nog onderweg is. Hierdoor bestaat het risico dat vertrouwelijke informatie onbeheerd blijft liggen.

Met PaperCut Hive kan dit worden voorkomen door gebruik te maken van Secure Print Release.

Een printopdracht wordt pas daadwerkelijk afgedrukt wanneer de medewerker zich bij de printer identificeert. Dat kan, afhankelijk van de gekozen inrichting, op verschillende manieren:

• Met een persoonlijke pincode.
• Met een medewerkerspas of toegangspas.
• Via een QR-code of NFC.
• Via de PaperCut-app op een smartphone.

Zo blijven documenten in de wachtrij totdat de juiste gebruiker ze vrijgeeft. Dit biedt extra controle over wie documenten kan afdrukken en verkleint het risico dat vertrouwelijke informatie onbeheerd bij de printer achterblijft.

Rechtstreeks scannen naar OneDrive en SharePoint

PaperCut Hive biedt niet alleen mogelijkheden voor veilig printen, maar ook voor het digitaliseren van documenten.

Binnen veel organisaties worden gescande documenten nog standaard naar een e-mailadres gestuurd. Vervolgens moet een medewerker de bijlage downloaden, een bestandsnaam geven en het document op de juiste locatie opslaan.

Met de geïntegreerde scanfunctionaliteit van PaperCut Hive kan dit proces eenvoudiger worden ingericht.

Medewerkers kunnen documenten rechtstreeks vanaf een multifunctionele printer naar bijvoorbeeld Microsoft OneDrive of SharePoint scannen. Daarnaast kunnen scanworkflows worden ingericht om documenten automatisch te verwerken.

Van papieren document naar doorzoekbare PDF

Met OCR, oftewel Optical Character Recognition, kan tekst in een gescand document herkenbaar en doorzoekbaar worden gemaakt.

Hierdoor hoef je niet langer handmatig door een afbeelding van een document te zoeken. Ook zijn er mogelijkheden om lege pagina's automatisch te verwijderen, bestandsnamen toe te passen en scans verder te verwerken.

Dat is bijvoorbeeld handig voor organisaties die regelmatig contracten, formulieren, facturen of andere administratieve documenten digitaliseren. Zo wordt de multifunctionele printer niet alleen gebruikt om documenten af te drukken, maar ook als onderdeel van de digitale documentverwerking.

Minder printkosten door inzicht in het printgedrag

Weet jij hoeveel documenten jouw organisatie maandelijks in kleur afdrukt? Of hoeveel printopdrachten uiteindelijk helemaal niet worden opgehaald? Met PaperCut Hive krijgen beheerders inzicht in het gebruik van de printomgeving.

Zo kunnen zij onder andere zien hoeveel er wordt geprint, welke apparaten worden gebruikt en hoe printvolumes zich ontwikkelen. Deze gegevens helpen om bewuster om te gaan met printkosten.

Medewerkers stimuleren om slimmer te printen

Niet ieder document hoeft in kleur of enkelzijdig te worden afgedrukt. Met PaperCut Hive kunnen organisaties medewerkers stimuleren om bewuster te printen. Bijvoorbeeld door dubbelzijdig of zwart-wit printen aan te moedigen.

Het doel is niet om medewerkers onnodig te beperken, maar om hen te helpen bij het maken van een passende keuze.

Wanneer een medewerker bijvoorbeeld een intern document wil afdrukken, kan een herinnering helpen om te kiezen voor een voordeligere printinstelling. Kleine veranderingen in printgedrag kunnen bij organisaties met hoge printvolumes op termijn een verschil maken.

Eenvoudiger gebruikersbeheer met Microsoft Entra ID

Voor IT-afdelingen is het beheren van gebruikers en toegangsrechten een belangrijk onderdeel van de printomgeving. Wanneer een nieuwe medewerker begint, moet deze toegang krijgen tot de juiste printers. En wanneer iemand uit dienst gaat, moeten die toegangsrechten weer worden ingetrokken.

PaperCut Hive kan worden gekoppeld aan Microsoft Entra ID, voorheen Azure Active Directory. Hiermee kunnen gebruikersgegevens worden gesynchroniseerd, waardoor het beheer van accounts en toegangsrechten eenvoudiger wordt.

Ook kan de software worden uitgerold via beheertools zoals Microsoft Intune. Voor organisaties die al gebruikmaken van Microsoft 365 sluit dit aan op de bestaande manier van gebruikers- en apparaatbeheer.

PaperCut Hive voor organisaties met meerdere vestigingen

Wanneer een organisatie meerdere vestigingen heeft, kan printbeheer behoorlijk complex worden. Iedere locatie heeft mogelijk eigen printers, gebruikers en instellingen. Medewerkers die regelmatig tussen vestigingen reizen, moeten bovendien op verschillende locaties kunnen printen.

Met PaperCut Hive kunnen printers en gebruikers vanuit een centrale omgeving worden beheerd. Hierdoor hoeft de IT-afdeling niet voor iedere locatie een afzonderlijke traditionele printserver te onderhouden.

Daarnaast kunnen medewerkers, afhankelijk van de inrichting, gebruikmaken van een vertrouwde printomgeving op verschillende locaties. Ook tijdelijke gebruikers of gasten kunnen gecontroleerd toegang krijgen tot printfuncties.

Dit maakt PaperCut Hive interessant voor organisaties met meerdere kantoren, flexibele werkplekken of hybride medewerkers.

Wat is het verschil tussen PaperCut Hive en PaperCut MF?

PaperCut biedt verschillende oplossingen voor printmanagement. Twee daarvan zijn PaperCut Hive en PaperCut MF.

Het belangrijkste verschil zit in de manier waarop de software wordt ingericht:

PaperCut Hive is een cloud-native oplossing waarvoor geen traditionele lokale printserver nodig is. De software is gericht op organisaties die hun printomgeving vanuit de cloud willen beheren.

PaperCut MF is een printmanagementoplossing die wordt gehost op een eigen serveromgeving of in een private cloud. Deze oplossing kan interessant zijn voor organisaties die specifieke eisen stellen aan hun infrastructuur, gegevensbeheer of technische inrichting.

Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de bestaande IT-omgeving, de gewenste functionaliteiten en de eisen die een organisatie stelt aan printbeheer.

Is PaperCut Hive geschikt voor jouw organisatie?

PaperCut Hive is vooral interessant voor organisaties die hun printomgeving willen moderniseren en minder afhankelijk willen zijn van traditionele printservers.

Denk aan organisaties die:

• Hun printomgeving centraal willen beheren.
• Medewerkers veilig documenten willen laten afdrukken.
• Meerdere vestigingen of flexibele werkplekken hebben.
• Gebruikmaken van Microsoft 365 en Entra ID.
• Documenten rechtstreeks naar de cloud willen scannen.
• Meer inzicht willen krijgen in hun printkosten en printgedrag.

Daarbij is het belangrijk om vooraf te controleren of de bestaande printers en gewenste functies worden ondersteund. Niet iedere printer biedt dezelfde mogelijkheden voor geïntegreerde bediening en scanworkflows.

PaperCut Hive implementeren met Avictus

Een goed ingerichte printomgeving draait om meer dan alleen de juiste printers. Ook de software, gebruikersrechten en documentstromen moeten aansluiten op de manier waarop jouw organisatie werkt.

Bij Avictus kijken we daarom naar de volledige printomgeving. Van de bestaande printers en gebruikersbehoeften tot de mogelijkheden voor veilig printen, scannen en centraal beheer.

We helpen organisaties bij het kiezen en inrichten van een passende printmanagementoplossing, zodat medewerkers eenvoudig kunnen printen en de IT-afdeling grip houdt op het beheer.

Een printomgeving die veilig, overzichtelijk en eenvoudig te gebruiken is. Zonder gedoe.

Benieuwd wat PaperCut Hive voor jouw organisatie kan betekenen?

Wil je weten of jouw organisatie zonder traditionele printserver kan werken of hoe je de bestaande printomgeving slimmer kunt inrichten? We denken graag met je mee over de mogelijkheden van PaperCut Hive en een printomgeving die aansluit op jouw organisatie.