Een bedrijfsprinter zonder gedoe

Welke bedrijfsprinter past bij jouw organisatie?

Bedrijfsprinters zijn verkrijgbaar in allerlei soorten, maten en uitvoeringen. Welke printer geschikt is, hangt onder andere af van het aantal medewerkers, het printvolume, de gewenste functionaliteiten en de plek waar de printer komt te staan.

De meest voorkomende bedrijfsprinter is de multifunctionele printer, ook wel een MFP genoemd. Daarmee kun je niet alleen printen, maar bijvoorbeeld ook scannen en kopiëren. Toch betekent dit niet dat iedere organisatie dezelfde printer nodig heeft.

Een printer voor een kleine afdeling heeft andere eisen dan een centrale printer die dagelijks door tientallen medewerkers wordt gebruikt. En staat een bedrijfsprinter in een magazijn of productieruimte? Dan kunnen stof, vuil en temperatuurverschillen weer andere eisen stellen aan de apparatuur.

Een goede printeromgeving begint daarom niet bij een specifiek model, maar bij de vraag: wat heeft jouw organisatie daadwerkelijk nodig?

Een bedrijfsprinter kopen of leasen?

Bij het aanschaffen van een nieuwe printer komt al snel de vraag naar voren: ga je de bedrijfsprinter kopen of kies je voor het leasen van bedrijfsprinters?

Bij kopen doe je vooraf een investering en wordt de printer eigendom van de organisatie. Dat kan interessant zijn wanneer je apparatuur graag zelf in bezit hebt en daar financieel ruimte voor is.

Leasen kan juist interessant zijn wanneer je kosten over een langere periode wilt spreiden en meer voorspelbaarheid zoekt. Afhankelijk van de gekozen constructie kunnen apparatuur, onderhoud en andere dienstverlening onderdeel zijn van één overeenkomst.

Welke keuze het beste is, verschilt per organisatie. Kijk daarom niet alleen naar de aanschafprijs of het maandbedrag. Neem ook de looptijd, verwachte printvolumes, service, onderhoud en eventuele bijkomende kosten mee. Uiteindelijk gaat het om de totale kosten gedurende de periode waarin je de printer gebruikt. Het prettigst werken is dat je een all in maand bedrag hebt, maar wel onderbouwd waarin de kosten zitten. Zo heeft iedereen inzicht wat de totale kosten per maand zal zijn voor de printomgeving. 

Een bedrijfsprinter is meer dan hardware

Een printer neerzetten is niet zo ingewikkeld. Zorgen dat medewerkers er jarenlang zonder gedoe gebruik van kunnen maken, is een ander verhaal. Juist de dienstverlening rondom bedrijfsprinters maakt daarom het verschil.

Denk bijvoorbeeld aan automatische levering van toner. In plaats van zelf voorraad bij te houden of er pas achter te komen dat de toner op is wanneer iemand dringend iets moet printen, kan het verbruik worden gemonitord en nieuwe toner automatisch worden toegestuurd. Lees hier meer over wat Managed print Services oplevert voor jouw organisatie. 

Ook storingen wil je goed geregeld hebben. Wie kan een medewerker bellen? Hoe snel wordt een probleem opgepakt? Kan een storing op afstand worden opgelost? En wanneer komt er een monteur langs?

Minder printerstoringen op het bord van IT

Een IT-afdeling heeft genoeg te doen. Toch komen vragen over printers nog regelmatig bij IT terecht.

• “De printer doet het niet.”

• “Ik kan ineens niet meer printen.”

• “Mijn document komt niet uit de printer.”

• “De toner is op.”

Los van het feit dat deze problemen vervelend zijn voor gebruikers, kosten ze IT onnodig tijd. Zeker binnen organisaties met meerdere bedrijfsprinters of locaties kan dat behoorlijk oplopen.

Met goed beheer, monitoring en duidelijke serviceafspraken kan een groot deel van deze belasting worden voorkomen of buiten de interne IT-afdeling worden afgehandeld. Zo houdt IT tijd over voor werkzaamheden waar de organisatie ze echt voor nodig heeft.

Finance wil inzicht in de werkelijke printkosten

Voor Finance is een ander onderdeel belangrijk: wat kost onze printeromgeving eigenlijk?

Alleen naar de aanschaf- of leaseprijs van een bedrijfsprinter kijken geeft geen compleet beeld. Ook printvolumes, toner, onderhoud, service en andere afspraken bepalen uiteindelijk de totale kosten. Zonder goed inzicht kunnen kosten bovendien verspreid raken over verschillende facturen, locaties en contracten.

Een overzichtelijke printeromgeving geeft daarom inzicht in het gebruik en de bijbehorende kosten. Zo kun je beter beoordelen of de huidige omgeving nog aansluit bij de organisatie en voorkom je onverwachte kosten. Daarnaast kan er eenvoudiger keuzes worden gemaakt of er bijvoorbeeld kan worden afgeschaald in je huidige printeromgeving. Inzicht in hoe vaak er wordt geprint, zorgt ervoor dat je kunt bepalen of die ene printer nodig is op die plek. 

Ook Facility heeft andere eisen aan een bedrijfsprinter

Een bedrijfsprinter staat vaak midden in de werkomgeving. Dat betekent dat niet alleen IT en Finance iets van de printer vinden.

Facility kijkt bijvoorbeeld naar de locatie, uitstraling en praktische inrichting. Een grote multifunctionele printer midden in een zorgvuldig ingerichte kantooromgeving moet daar logisch in passen.  Ook geluid, beschikbare ruimte en looproutes kunnen een rol spelen.

Op andere locaties spelen juist heel andere omstandigheden. Denk aan een printer in een magazijn, werkplaats of productieruimte. Daar kunnen stof, kou of intensiever gebruik bepalen welk type bedrijfsprinter geschikt is. De omgeving waarin de printer wordt gebruikt, hoort daarom onderdeel te zijn van het advies.

Veilig printen wordt steeds belangrijker

Met secure print kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat een vertrouwelijk document onbeheerd in de uitvoerlade blijft liggen. Een gebruiker identificeert zich eerst bij de printer voordat het document daadwerkelijk wordt afgedrukt.

Voor organisaties die serieus bezig zijn met informatiebeveiliging is de printer daarmee geen losstaand apparaat meer, maar onderdeel van de totale IT-omgeving.

Waar moet je op letten bij het aanschaffen van een bedrijfsprinter?

Ga je een bedrijfsprinter kopen of bedrijfsprinters leasen? Kijk dan verder dan alleen merk, snelheid en aanschafprijs.

Let onder andere op het verwachte print- en scanvolume, het aantal gebruikers, kleur of zwart-wit, papierformaten, beveiliging, beheer, monitoring, tonerlevering, serviceafspraken en de omgeving waarin de printer komt te staan. Maar ook geheel niet onbelangrijk is hoe het contract met welke voorwaarden is opgesteld. Automatische verlengingen en er dan weer x aantal tijd aan vastzitten. transparantie in contracten is erg belangrijk.

Heb je meerdere locaties? Dan wordt ook standaardisatie belangrijk. Met een overzichtelijke printeromgeving voorkom je een verzameling verschillende modellen, contracten en afspraken waar uiteindelijk niemand meer volledig overzicht over heeft.

De juiste bedrijfsprinter begint met goed advies

Een bedrijfsprinter moet geen extra werk opleveren. Niet voor de medewerker die snel een document wil printen. Niet voor IT die belangrijkere zaken te doen heeft dan printerstoringen oplossen. Niet voor Finance die grip wil houden op de kosten. En niet voor Facility die wil dat apparatuur logisch aansluit op de werkomgeving.

Daarom kijken we bij Avictus verder dan alleen de printer. We kijken naar de gebruikers, de omgeving, het printvolume, beveiliging, beheer, kosten en service. Vervolgens zoeken we naar een oplossing die past bij de manier waarop jouw organisatie werkt.

Veilig en zorgeloos printen en scannen, met inzicht en voorspelbaarheid in kosten. Zonder gedoe.

Benieuwd welke bedrijfsprinter of printeromgeving bij jouw organisatie past? Neem contact met ons op. Dan kijken we samen naar wat je daadwerkelijk nodig hebt.