Managed Print Services: Inzicht in Printgedrag en Efficiëntie

Wat zijn Managed Print Services?

Managed Print Services (MPS) is een dienstverlening waarbij een gespecialiseerde partner het volledige beheer van jouw printomgeving overneemt. Dit gaat veel verder dan alleen het leveren van printers.

Managed Print Services zorgt onder andere voor:

• Monitoring van printers en multifunctionals
• Automatische levering van toners en verbruiksmaterialen
• Preventief onderhoud
• Snelle storingsoplossing
• Beveiliging van documenten en printprocessen
• Rapportages en inzicht in printgedrag

Het doel is simpel: zorgen dat medewerkers altijd kunnen printen en scannen zonder gedoe, terwijl de organisatie grip krijgt op kosten, veiligheid en beheer.

Waarom Managed Print Services steeds populairder worden

Veel organisaties zijn historisch gegroeid met een verzameling verschillende printers van diverse merken en leeftijden. Hierdoor ontstaat vaak een onoverzichtelijke situatie met:

• Hoge beheerkosten
• Veel storingen
• Onduidelijke contracten
• Onverwachte kosten
• Extra belasting voor de IT-afdeling

Managed Print Services lossen deze problemen op door het printerpark te standaardiseren en centraal te beheren.

Waarom Managed Print Services kosten besparen

Een van de belangrijkste redenen waarom organisaties kiezen voor MPS is kostenbeheersing. Veel bedrijven hebben geen volledig inzicht in:

• Werkelijke printkosten
• Verbruik van toners
• Onderhoudskosten
• Energieverbruik
• Onnodige afdrukken

Met Managed Print Services worden deze kosten inzichtelijk gemaakt en geoptimaliseerd. Hierdoor ontstaat een voorspelbaar kostenmodel zonder verrassingen.

Voor finance-afdelingen is dit aantrekkelijk omdat de Total Cost of Ownership (TCO) van de printomgeving aanzienlijk lager wordt. Dit sluit aan bij een belangrijke koopfactor van grotere organisaties: voorspelbare en uitlegbare kosten in plaats van de laagste aanschafprijs.

Minder werk voor IT
IT-afdelingen besteden vaak onnodig veel tijd aan printerproblemen:

• Drivers installeren
• Verbindingen herstellen
• Toners bestellen
• Storingen oplossen

Volgens veel IT-managers behoren printproblemen nog altijd tot de meest voorkomende supportvragen. Met Managed Print Services worden deze werkzaamheden grotendeels uit handen genomen. De juiste partner monitort de apparaten continu en grijpt vaak al in voordat gebruikers een probleem ervaren. Daardoor kan IT zich richten op strategische projecten in plaats van dagelijkse printerissues.

Meer veiligheid en compliance
Documentbeveiliging wordt steeds belangrijker. Zeker voor organisaties die werken met gevoelige gegevens of moeten voldoen aan AVG-richtlijnen.

Managed Print Services bieden onder andere:

• Secure Print (printen na identificatie)
• Gebruikersauthenticatie
• Logging van printopdrachten
• Versleutelde documentstromen
• Centrale beveiligingsupdates

Hierdoor verklein je het risico op datalekken en voldoe je beter aan compliance-eisen. Beveiliging en controle zijn voor veel organisaties een belangrijk selectiecriterium bij het kiezen van een nieuwe leverancier. Beveiligd printen wordt gedaan door een print en scan software op de printer, zoals Papercut. Op deze pagina vind je meer informatie over de software Papercut.

Betrouwbaarheid en continuïteit
Niets is frustrerender dan een printer die uitvalt op het moment dat belangrijke documenten geprint moeten worden.

Met Managed Print Services profiteer je van:

• Proactieve monitoring
• Preventief onderhoud
• Snelle responstijden
• Heldere SLA-afspraken
• Hoge beschikbaarheid van apparaten

Dit zorgt voor minder verstoringen van dagelijkse processen en een hogere productiviteit binnen de organisatie.

Inzicht door rapportages
Een groot voordeel van Managed Print Services is het inzicht dat ontstaat.

Via rapportages krijg je antwoord op vragen zoals:

• Welke afdelingen printen het meest?
• Waar ontstaan de meeste kosten?
• Welke apparaten worden onvoldoende gebruikt?
• Welke printers moeten vervangen worden?

Deze inzichten helpen organisaties om beter onderbouwde beslissingen te nemen en verder te optimaliseren.

Waarom Managed Print Services nodig is voor organisaties vanaf meer dan 100 medewerkers

Voor organisaties met meerdere locaties of meer dan 100 werkplekken groeit de complexiteit van het printerpark snel. Denk aan:

• Verschillende vestigingen
• Hybride werken
• Grotere printvolumes
• Meerdere multifunctionals
• Hogere eisen aan beveiliging

Juist voor deze organisaties levert Managed Print Services de meeste waarde op. Door centrale regie, standaardisatie en proactief beheer ontstaat meer overzicht, minder risico en een betere gebruikerservaring. Dit sluit aan bij de behoefte van grotere organisaties aan ontzorging, regie en één aanspreekpunt.

Conclusie: Waarom Managed Print Services?

De vraag "Waarom Managed Print Services?" laat zich eenvoudig beantwoorden: Omdat organisaties behoefte hebben aan:

• Minder storingen

• Lagere kosten

• Meer veiligheid

   

• Minder druk op IT

   

• Betere gebruikerservaring

   

• Voorspelbare dienstverlening

Managed Print Services transformeren printen van een terugkerend probleem naar een beheerde dienst die gewoon werkt. En dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook rust binnen de organisatie.

Op onze partner pagina vertellen meer over de voordelen van Managed Print Services. Bekijk hier meer over de Voordelen van Managed Print Services