Het juiste presentatiescherm kiezen voor jouw vergaderruimte

Welk formaat presentatiescherm heb je nodig? 

Het juiste presentatiescherm in je vergaderruimte maakt echt het verschil. Toch horen en zien we helaas nog te vaak, dat er een consumenten tv is opgehangen en dat verwacht wordt dat dit net zo goed werkt. Voor even misschien. Maar tijdens meetings kom je al snel beperkingen tegen: slechte beeldkwaliteit, geen betrouwbare verbinding of een scherm dat na een jaar kuren vertoont.

Een zakelijk presentatiescherm voor de vergaderruimte is speciaal ontworpen voor intensief gebruik. Het zorgt voor heldere beelden, stabiele prestaties en betere samenwerking.  De verschillen tussen een zakelijk display en een consumenten display kun je hier vinden.   

Hoe groot moet een presentatiescherm in een vergaderruimte zijn?
Groter is niet automatisch beter. Het juiste formaat hangt vooral af van de afstand tussen het scherm en de persoon die het verst weg zit en van wat je op het scherm laat zien. Een video is op grotere afstand nog prima te volgen, terwijl kleine teksten of cijfers in een Excel-bestand veel sneller onleesbaar worden. Daarom kijken onze AV-specialisten niet alleen naar de grootte van de vergaderruimte, maar vooral naar de kijkafstand en het type content. Als praktische richtlijn kun je onderstaande afstanden gebruiken.

De meest voorkomende presentatiescherm formaten zijn voor kleinere ruimtes 55-65 inch en voor grotere ruimtes 75/86 inch. Bij een Microsoft Teams Rooms-opstelling kun je ook kiezen voor twee schermen. Op het ene scherm zie je bijvoorbeeld de deelnemers op afstand, terwijl op het andere scherm de gedeelde presentatie zichtbaar blijft. Houd er wel rekening mee dat je bij het toevoegen van een tweede display binnen een Microsoft Teams Rooms-omgeving een Premium-licentie nodig hebt. Dit geldt ook wanneer je naast één presentatiescherm een apart reserveringsdisplay aan de ruimte toevoegt; Microsoft ziet dit eveneens als een extra display. Bekijk hier de verschillen tussen een Microsoft Teams Pro en een Basic Licentie. 

Waar let je op bij het kiezen van een presentatiescherm voor je vergaderruimte?

Een presentatiescherm uitkiezen lijkt misschien eenvoudig. Je bepaalt het formaat, kiest een merk en hangt het scherm aan de muur. In de praktijk komt er iets meer bij kijken. Want hoe goed een scherm uiteindelijk werkt, wordt voor een groot deel bepaald door de ruimte waarin het terechtkomt.

Neem bijvoorbeeld de lichtinval. In een vergaderruimte met grote ramen kan een glanzend scherm behoorlijk spiegelen. Je ziet dan niet alleen je presentatie, maar soms ook jezelf en de rest van de ruimte terug. Een professioneel presentatiescherm met een gematteerd oppervlak vermindert die reflecties. Dat kijkt een stuk rustiger en zorgt ervoor dat teksten, cijfers en deelnemers aan een videomeeting beter zichtbaar blijven. Zeker als een scherm dagelijks wordt gebruikt, is dat een verschil dat je snel merkt.

Denk vooraf na over de plek van het scherm

Ook de plek waar het presentatiescherm komt te hangen verdient wat aandacht. Een scherm strak tegen de wand geeft vaak het mooiste resultaat, maar dan moet die wand daar natuurlijk wel geschikt voor zijn. Kan er veilig in worden geboord? Zit er voldoende draagkracht in de wand? En op welke hoogte hangt het scherm prettig voor iedereen aan tafel?

Daarbij worden de aansluitingen nog weleens vergeten. Waar zit het dichtstbijzijnde stopcontact? Waar komt de netwerkaansluiting binnen? En waar moeten eventuele kabels voor een camera, speakers of andere apparatuur naartoe? Dat klinkt misschien als een detail, totdat de vergaderruimte helemaal netjes is ingericht en er vervolgens een stroomkabel over de vloer naar het scherm moet lopen.

Wanneer een vergaderruimte opnieuw wordt ingericht, is het daarom slim om de AV-opstelling al vroeg in het ontwerp mee te nemen. Een vloer- of stroompunt kan dan bijvoorbeeld direct op de juiste plek worden aangelegd. De benodigde kabels verdwijnen uit het zicht en de ruimte blijft netjes.

Is de ruimte al ingericht en zitten de aansluitingen niet op de ideale plek? Dan hoeft de oplossing niet te bestaan uit losse kabels langs de vloer. Met kabelgoten kan de bekabeling netjes worden weggewerkt, terwijl deze wel bereikbaar blijft wanneer er later onderhoud of een aanpassing nodig is.

En als je niet in de muur kunt boren?

Niet iedere vergaderruimte heeft een wand waaraan je zomaar een groot presentatiescherm kunt ophangen. Misschien is de wand niet sterk genoeg, bestaat deze grotendeels uit glas of mag er vanwege het pand simpelweg niet in worden geboord.

Een vloer-plafondopstelling kan dan uitkomst bieden. Hierbij worden palen tussen de vloer en het plafond geklemd en wordt het scherm daaraan gemonteerd. Je krijgt daarmee toch een vaste opstelling, zonder dat het scherm aan de wand hoeft te worden bevestigd.

Soms moet een presentatiescherm juist kunnen bewegen

Er zijn ook vergaderruimtes die niet iedere dag dezelfde functie hebben. De ene ochtend staat de ruimte in een vergaderopstelling, 's middags wordt er een training gegeven en een dag later is er een presentatie voor een grotere groep. In zo'n multifunctionele ruimte kan een vast scherm juist beperkend zijn. Een presentatiescherm op een verrijdbaar onderstel geeft dan meer vrijheid. Je kunt de opstelling aanpassen aan het gebruik van de ruimte of het scherm zelfs in verschillende ruimtes inzetten.

Daarbij is niet ieder onderstel geschikt voor ieder scherm. Een groot presentatiescherm is behoorlijk zwaar en vraagt om een onderstel dat dat gewicht veilig kan dragen. Tegelijkertijd wil je het scherm eenvoudig kunnen verplaatsen zonder het display zelf vast te hoeven pakken. Dat voorkomt niet alleen gedoe tijdens het verplaatsen, maar ook een scherm vol vette vingers.

Zelfs iets simpels als een drempel kan verschil maken. Wordt het scherm regelmatig door het kantoor gereden en moet het daarbij over drempels of andere oneffenheden? Dan is een steviger onderstel met geschikte wielen belangrijker dan wanneer het scherm alleen binnen één ruimte wordt verplaatst.

Het zijn misschien niet de eerste dingen waar je aan denkt wanneer je een presentatiescherm voor een vergaderruimte kiest. Toch bepalen juist dit soort praktische keuzes of een oplossing er alleen mooi uitziet op de dag van oplevering, of ook jaren later nog prettig werkt.

Verschillende soorten presentatieschermen voor vergaderruimtes op een rij

Naast het formaat en de plek van het scherm is ook het type display belangrijk. Welke keuze het beste past, hangt vooral af van de ruimte en hoe je deze gebruikt.

Professioneel LCD-display
Voor de meeste vergaderruimtes is een professioneel LCD-display de standaard. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende formaten en gemaakt voor dagelijks zakelijk gebruik. Heb je veel daglicht in de ruimte? Dan is een display met een matte afwerking prettig om reflecties te verminderen.

LED-display
Voor grote boardrooms kan een LED-display interessant zijn. LED bestaat uit losse modules, waardoor je een groot beeld kunt creëren zonder zichtbare randen. Vooral wanneer een scherm van 98 inch niet groot genoeg is, biedt LED veel mogelijkheden.

Interactief touchscreen
Wil je tijdens een vergadering ook schrijven, tekenen of samen aan content werken? Dan is een interactief touchscreen een goede optie. Vooral voor brainstormsessies en trainingen kan dit handig zijn. Gebruik je de ruimte vooral voor presenteren en videobellen? Dan is touch vaak niet nodig.

Ook hier geldt dus: kies niet automatisch voor de meeste mogelijkheden, maar voor het scherm dat past bij hoe de vergaderruimte daadwerkelijk wordt gebruikt.

Van presentatiescherm naar een complete hybride vergaderruimte

Een goed presentatiescherm is een belangrijk onderdeel van de vergaderruimte, maar tegenwoordig wordt het scherm zelden alleen gebruikt om een PowerPoint te laten zien. Collega’s werken thuis, klanten bellen op afstand in en tijdens een overleg wil je tegelijkertijd deelnemers én gedeelde content goed in beeld hebben.

Daarom is het slim om bij de keuze voor een presentatiescherm meteen naar de complete vergaderruimte te kijken. Denk aan de camera, microfoons en speakers, maar ook aan de bediening en het platform waarmee je werkt, zoals Microsoft Teams, Google Meet of Zoom. Als die onderdelen goed op elkaar zijn afgestemd, hoeft een gebruiker niet na te denken over welke kabel, afstandsbediening of instelling nodig is. Je loopt binnen en kunt beginnen.

Ook het presentatiescherm speelt daarin een andere rol. In een grotere ruimte kan bijvoorbeeld een opstelling met twee schermen prettig zijn: op het ene scherm zie je de deelnemers op afstand, terwijl je op het andere scherm de presentatie of gedeelde content blijft volgen.

Wil je weten wat er naast een presentatiescherm nodig is om de hele ruimte goed in te richten? Lees dan meer over hybride vergaderen en ontdek welke onderdelen samen zorgen voor een vergaderruimte die gewoon werkt.

Hoe helpt Avictus jou aan het juiste presentatiescherm?

Bij Avictus snappen we dat een presentatiescherm vergaderruimte slechts één onderdeel is van het geheel. Het draait om de complete inrichting van de vergaderruimte, van beeld en geluid tot gebruiksgemak en uitstraling. Daarom helpen we je niet alleen met het kiezen van het juiste scherm, maar ook met de beste manier van installeren. Wil je een verrijdbaar scherm dat je in meerdere ruimtes kunt gebruiken? Of liever strak aan de muur gemonteerd, altijd klaar voor gebruik?

Wil je zelf ervaren wat er allemaal mogelijk is? Kom gerust langs in onze showroom in De Meern. Liever direct een offerte of persoonlijk advies? Neem vrijblijvend contact op. Bij Avictus zorgen we ervoor dat jouw presentatiescherm vergaderruimte precies aansluit op wat jij nodig hebt.