Microsoft Teams certificering: is jouw vergaderruimte nog ondersteund?

Wat betekent Microsoft Teams certificering?

Microsoft certificeert hardware die wordt gebruikt voor Microsoft Teams Rooms. Fabrikanten moeten daarbij voldoen aan eisen rondom onder andere functionaliteit, compatibiliteit, beveiliging en de gebruikerservaring binnen Teams.

Bij Teams on Android is ook de Android-versie waarop het apparaat draait belangrijk.

Microsoft koppelt daar een certificeringsperiode en een supportperiode aan. Voor de huidige Android-generaties ziet die lifecycle er als volgt uit:

• Android 10 en 11: Microsoft Teams-certificering tot 3 september 2026 en Microsoft-support tot 3 september 2027.
• Android 12 en 13: certificering tot 15 augustus 2028 en Microsoft-support tot 15 augustus 2030.
• Android 14: certificering tot 4 oktober 2029 en support tot 4 oktober 2031.
• Android 15: certificering tot 15 oktober 2030 en support tot 15 oktober 2032.

Microsoft maakt daarbij onderscheid tussen het einde van certificering en het daadwerkelijke einde van ondersteuning. Een apparaat stopt dus niet automatisch met werken zodra de certificeringsdatum is bereikt.

Maar voor IT-organisaties is het wel een belangrijk moment.

Nieuwe Teams-functionaliteiten, beveiligingswijzigingen en software-updates worden ontwikkeld rondom ondersteunde platformen. Hoe ouder het platform, hoe groter de kans dat nieuwe functies uiteindelijk niet meer beschikbaar komen. Daarom moet Microsoft Teams-certificering onderdeel zijn van je lifecycle planning.

Een verlopen certificering betekent niet dat je vergaderruimte direct stopt

Dit onderscheid is belangrijk. Stel dat de Microsoft Teams-certificering van een bepaalde Android-versie afloopt. Dan wordt het beeld niet ineens zwart. Microsoft hanteert na het einde van de certificeringsperiode nog een afzonderlijke supportperiode.

Voor Android 13 loopt de certificering bijvoorbeeld volgens de huidige Microsoft-planning tot 15 augustus 2028, terwijl Microsoft-support doorloopt tot 15 augustus 2030.

Je hoeft dus niet op de dag dat een certificering verloopt alle apparatuur te vervangen.

Wel wil je voor dat moment weten:

• welke apparaten je hebt;
• welke Android-versie erop draait;
• welke upgradeplannen de fabrikant heeft;
• hoelang Microsoft die versie ondersteunt;
• en of het apparaat opnieuw gecertificeerd kan worden op een nieuwere Android-versie.

Daar zit een belangrijk verschil tussen fabrikanten. Kijk niet alleen naar het merk, maar naar de lifecycle van het exacte model

Bij de keuze voor hybride vergader apparatuur horen wij regelmatig:

• “Wij gebruiken Yealink.”

• “Wij hebben Poly.”

• “Onze andere locaties draaien op Logitech.”

Maar alleen het merk zegt weinig over de verwachte levensduur.

Binnen één portfolio kunnen verschillende generaties hardware een compleet andere roadmap hebben. Een recente videobar kan bijvoorbeeld nog meerdere Android-upgrades krijgen, terwijl een oudere generatie tegen de technische grenzen van de gebruikte chipset aanloopt.

Vraag daarom bij aanschaf niet alleen. Is dit apparaat Microsoft Teams gecertificeerd? Maar ook op welke Android-versie draait het, welke upgrades zijn gepland en welke lifecycle committeert de fabrikant zich aan? Dat laatste wordt steeds belangrijker.

Poly zet expliciet in op ondersteuning tot 2032

Een interessant voorbeeld is HP Poly. Poly heeft voor de tweede generatie Android-gebaseerde video conference oplossingen inmiddels een concrete lifecycle-roadmap gepubliceerd.

De Poly Studio X32, Studio X52 en Studio X72 en de modulaire Poly Studio G62 zijn opnieuw gecertificeerd voor Microsoft Teams Rooms op Android 13. De Poly TC10 touchcontroller is daarnaast opnieuw gecertificeerd op Android 12.

Daarmee vallen de X32, X52 en X72 volgens de huidige Microsoft Teams lifecycle onder de Android 13-planning. Microsoft Teams-certificering tot 15 augustus 2028 en Microsoft-support tot 15 augustus 2030.

Maar bij Poly houdt de roadmap daar niet op. HP Poly heeft aangekondigd dat de Studio X32, X52, X72 en G62 in 2028 rechtstreeks van Android 13 naar Android 17 worden gebracht.

Dat is belangrijk, omdat hiermee de levensduur van het hardware platform verder wordt verlengd dan de huidige Android 13 cyclus.

Poly noemt deze upgrade expliciet onderdeel van zijn lifecycle commitment en stelt dat deze devices, samen met zijn platformpartners, tot en met 2032 ondersteund moeten blijven.

Waarom kan Poly ondersteuning tot 2032 toezeggen?

Dat heeft vooral te maken met de manier waarop de nieuwste generatie hardware en software is opgezet.

Poly introduceert met Poly VideoOS 5.0 een vernieuwde softwarearchitectuur die is bedoeld om toekomstige Android-upgrades en nieuwe functionaliteiten langer te kunnen ondersteunen. De stap naar Android 17 in 2028 moet bovendien Microsoft MDEP naar deze systemen brengen.

MDEP staat voor Microsoft Device Ecosystem Platform. Het is een Android-gebaseerd platform van Microsoft dat fabrikanten helpt om apparaten nauwer te laten aansluiten op het Microsoft-ecosysteem, onder andere op het gebied van beveiliging, beheer en softwareontwikkeling.

Door de hardware nu al voor die toekomstige softwarearchitectuur geschikt te maken, kan Poly verder vooruit plannen dan alleen de Android-versie waarmee een videobar vandaag wordt geleverd.

Het verschil is dus belangrijk. Microsoft garandeert vandaag niet dat een Poly Studio X52 tot 2032 op Android 13 gecertificeerd blijft. Wat HP Poly wel doet, is zich committeren aan een roadmap waarbij deze generatie in 2028 naar Android 17 gaat en daarmee ondersteuning samen met de platformpartners tot 2032 mogelijk maakt.

Voor organisaties die een Microsoft Teams Room voor vijf jaar of langer aanschaffen, is dat een relevant onderdeel van de investeringsbeslissing.

Yealink, snelle innovatie en veel keuze

Aan de andere kant van het spectrum zien we bijvoorbeeld Yealink.

Yealink heeft de afgelopen jaren een sterke positie opgebouwd binnen Microsoft Teams Rooms. Het portfolio ontwikkelt zich snel en bevat oplossingen voor vrijwel iedere standaard vergaderruimte.

Denk bijvoorbeeld aan videobars voor small, medium, large rooms, all-in-one Meeting Boards, aanvullende camera's en centrale beheeroplossingen.

Dat tempo heeft duidelijke voordelen. Nieuwe cameratechnieken zoals automatische framing, speaker tracking, multicamera oplossingen en nieuwe manieren van presenteren komen relatief snel beschikbaar. Voor organisaties die veel waarde hechten aan innovatie en regelmatig nieuwe functionaliteiten willen inzetten, kan dat aantrekkelijk zijn. De andere kant is dat hardware generaties elkaar relatief snel kunnen opvolgen.

Daarom adviseren we bij Yealink, net als bij ieder ander merk, om niet alleen naar de aanschafprijs of functionaliteit van vandaag te kijken, maar ook hoe ziet de lifecycle van precies deze videobar eruit? En kan ik over drie of vier jaar mijn andere vergaderruimtes nog op dezelfde standaard brengen?

Poly of Yealink? Het antwoord begint niet bij het merk

Daarmee komen we op een belangrijke nuance. Het zou te eenvoudig zijn om te zeggen dat Poly altijd beter is omdat het een lange lifecycle-roadmap heeft, of dat Yealink automatisch de beste keuze is omdat nieuwe technologie snel beschikbaar komt.

Het zijn verschillende afwegingen. Bij een organisatie die apparatuur langdurig wil standaardiseren en voorspelbaarheid rondom lifecycle belangrijk vindt, kan de roadmap van Poly zwaar meewegen.

Bij een organisatie die snel wil kunnen inspelen op nieuwe AV-functionaliteiten en veel verschillende soorten vergaderruimtes heeft, kan het brede en snel ontwikkelende portfolio van Yealink juist interessant zijn.

De beste keuze ontstaat pas wanneer je kijkt naar:

• de gebruiksduur die je verwacht;
• de gewenste functionaliteiten;
• het beheer;
• de Microsoft-roadmap;
• het aantal ruimtes;
• de behoefte aan standaardisatie;
• en natuurlijk de inrichting van de ruimte zelf.

Want ook de beste videobar lost een verkeerd ingerichte vergaderruimte niet op.

Microsoft Teams Rooms on Android of on Windows?

Naast het merk speelt nog een andere belangrijke keuze: Teams on Android of Microsoft Teams Rooms on Windows. Android-videobars zijn de afgelopen jaren enorm populair geworden.

Niet zonder reden. Camera, microfoons, speakers en de Teams-functionaliteit zitten grotendeels in één apparaat. Dat betekent minder losse componenten, relatief eenvoudige installatie en een herkenbare Teams-omgeving voor gebruikers.

Je loopt binnen, selecteert de vergadering en begint. Precies zoals een gebruiker het wil. Bij Microsoft Teams Rooms on Windows bestaat de oplossing doorgaans uit meer losse onderdelen. Denk aan een Windows-computer in combinatie met een bedienpaneel, camera en audioapparatuur.

Dat kan weer voordelen bieden in uitgebreidere ruimtes en configuraties. Geen van beide architecturen is automatisch beter.

De keuze wordt onder andere bepaald door:

• het soort ruimte;
• de gewenste functionaliteiten;
• beheer en security;
• benodigde camera's en microfoons;
• toekomstige uitbreidingen;
• en de gewenste levensduur.

Juist daarom is de lifecycle van het gekozen platform zo belangrijk.

De vergaderruimte is meer dan een videobar

Er zit ook een gevaar in een discussie die alleen over Microsoft Teams-certificering, Android-versies en typenummers gaat. Je kunt namelijk de meest toekomstbestendige videobar kopen en alsnog een slechte vergaderruimte creëren.

Een goede AV-oplossing begint daarom bij de gebruiker en de ruimte.

• Hoe groot is de ruimte?

• Waar zitten deelnemers?

• Hoeveel mensen nemen fysiek deel?

• Is er veel glas?

• Hoe is de akoestiek?

• Worden vooral presentaties gedeeld?

• Worden er ook trainingen of webinars georganiseerd?

• Moet iedereen rond de tafel goed zichtbaar zijn, of gaat het vooral om één presentator?

En misschien wel de belangrijkste vraag. Wordt deze ruimte over vijf jaar nog op dezelfde manier gebruikt?

Een standaard vergaderruimte kan later bijvoorbeeld ook als trainingsruimte gebruikt gaan worden. Dan wordt ondersteuning voor een tweede camera of aanvullende microfonie ineens belangrijk. Als je daar bij aanschaf al rekening mee houdt, voorkom je dat je later opnieuw moet beginnen.

Small, medium en large zijn handige richtlijnen, geen ontwerptekening

Microsoft en hardwarefabrikanten werken met classificaties zoals huddle, small, medium en large rooms. Dat helpt bij het selecteren van geschikte hardware. Maar alleen de afmetingen van een ruimte invoeren in een configuratietool is wat ons betreft niet voldoende.

Een ruimte van zeven meter diep met veel glas en slechte akoestiek stelt andere eisen dan een ruimte van exact dezelfde afmetingen met akoestische wanden en een compacte tafelopstelling.

Ook de positie van de camera is belangrijk. Bij een lange vergadertafel kan één camera aan de voorkant bijvoorbeeld technisch iedereen in beeld krijgen, terwijl deelnemers achterin toch niet prettig zichtbaar zijn.

Dan kan een extra camera of een andere opstelling een veel betere keuze zijn. Daarom kijken we bij Avictus liever naar hoe een ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt dan alleen naar het aantal vierkante meters.

Centraal beheer wordt steeds belangrijker

Naarmate een organisatie meer Microsoft Teams Rooms krijgt, wordt audiovisuele techniek steeds meer een IT-beheervraagstuk.

• Bij één vergaderruimte kun je handmatig controleren of alles werkt.

• Bij tien, twintig of vijftig ruimtes wil je overzicht.

• Welke devices zijn online?

• Welke firmware draait erop?

• Welke Android-versie gebruiken ze?

• Zijn er updates beschikbaar?

• Welke devices naderen het einde van hun lifecycle?

Microsoft biedt hiervoor mogelijkheden via onder andere het Teams Admin Center en Teams Rooms Pro Management. Ook fabrikanten zoals Yealink en Poly beschikken over eigen beheerplatformen.

Microsoft geeft bovendien aan dat Android OS- en OEM-firmware-updates gecertificeerd moeten zijn en via ondersteunde beheerkanalen beschikbaar moeten worden gesteld om voor Microsoft-support in aanmerking te blijven komen.

Lifecyclemanagement begint daarom niet bij vervangen.

Het begint bij weten wat je hebt. Maak een lifecycleplanning voor je vergaderruimtes

Organisaties met meerdere Teams Rooms adviseren we om per ruimte minimaal vast te leggen:

• Welk merk en exact model staat er?
• Draait de oplossing op Android of Windows?
• Welke Android-versie of Windows-versie wordt gebruikt?
• Welke firmware is geïnstalleerd?
• Wat is de actuele Microsoft Teams-certificeringsstatus?
• Wanneer eindigt volgens de huidige planning de Microsoft-support?
• Welke OS-upgrades heeft de fabrikant aangekondigd?
• Wat is de lifecycle commitment van de fabrikant?
• Hoe wordt de ruimte daadwerkelijk gebruikt?
• Wanneer wil je de ruimte bedrijfseconomisch vervangen?

Daarmee ontstaat een duidelijke roadmap voor de komende jaren. Niet iedere ruimte hoeft direct te worden vervangen. Soms kan een firmware- of Android-upgrade de levensduur van een bestaande oplossing verlengen, of kan audiovisuele hardware opnieuw worden ingezet. In andere gevallen is het juist verstandiger om tijdig te vernieuwen, voordat apparatuur buiten support raakt of voor problemen zorgt. Het belangrijkste is dat je hier vooraf over nadenkt. Zo voorkom je verrassingen, maak je bewuste keuzes en houd je grip op de levenscyclus van je audiovisuele omgeving. 

Koop niet alleen een videobar, maak een plan

Een Microsoft Teams Room is inmiddels veel meer dan een camera onder een display. Het is een samenspel van hardware, software, Microsoft Teams, Android of Windows, firmware, beheer en certificering. En minstens zo belangrijk: de manier waarop medewerkers de vergaderruimte dagelijks gebruiken. Daarom kijken we bij Avictus verder dan alleen het typenummer van een Yealink-, Poly- of ander device. Een goede vergaderruimte moet vandaag eenvoudig en betrouwbaar werken, maar bij een investering voor vijf jaar of langer moet je ook vooruitkijken. Welke updates komen eraan, hoe lang blijft een device ondersteund en kan het platform mee naar een volgende Android-versie? En past de gekozen oplossing over een paar jaar nog steeds bij de manier waarop jouw organisatie vergadert? Door daar vooraf rekening mee te houden, voorkom je verrassingen voor IT en gedoe voor gebruikers. 

Weet je niet precies wat er in jouw vergaderruimtes hangt?

Begin dan met een inventarisatie. Breng de huidige Microsoft Teams Rooms, modellen, softwareversies, certificeringsstatus en gebruiksscenario's in kaart. Vervolgens kun je bepalen welke ruimtes nog prima mee kunnen, waar een upgrade verstandig is en welke systemen onderdeel moeten worden van een vervangingsplanning.

Avictus kan daarbij meekijken naar de techniek, de lifecycle en het daadwerkelijke gebruik van de ruimte. Want uiteindelijk is niet de videobar het uitgangspunt.

De vergadering moet gewoon werken. Vandaag en over een paar jaar zonder gedoe.