Zakelijke print uitdagingen: Efficiënt en Kostenbewust Printen

IT is te veel tijd kwijt aan printerproblemen

Een medewerker die niet kan printen, een driver die niet werkt of een printer die een storing aangeeft. Los van elkaar lijken het kleine problemen, maar binnen een organisatie kunnen ze bij elkaar veel tijd kosten.

Vooral wanneer er verschillende soorten printers, merken en contracten worden gebruikt, wordt het beheer al snel onoverzichtelijk. IT wordt dan het eerste aanspreekpunt voor problemen waar zij eigenlijk zo min mogelijk tijd aan zouden moeten besteden.

Door printers centraal te beheren en te monitoren kunnen veel problemen eerder worden gesignaleerd. Daarnaast zorgt standaardisatie van het printerpark ervoor dat IT minder verschillende apparaten en instellingen hoeft te beheren.

Vertrouwelijke documenten blijven bij de printer liggen

Een medewerker stuurt een document naar de printer, wordt afgeleid en haalt de print pas later op. Ondertussen ligt het document zichtbaar in de uitvoerlade.

Bij algemene documenten is dat vooral verspilling. Bij contracten, persoonsgegevens, financiële gegevens of andere vertrouwelijke informatie kan het ook een beveiligingsrisico vormen.

Met Follow-Me Printing of secure print wordt een printopdracht pas vrijgegeven wanneer de gebruiker zich bij de printer identificeert, bijvoorbeeld met een persoonlijke code of pas. De medewerker kan de opdracht daardoor ophalen bij een beschikbare printer en documenten blijven niet onbeheerd liggen.

Printmanagementsoftware zoals PaperCut maakt het daarnaast mogelijk om gebruikers en printrechten centraal te beheren.

Er is onvoldoende inzicht in de werkelijke printkosten

Weet je wat printen binnen jouw organisatie daadwerkelijk per maand of per jaar kost?

Niet alleen de aanschaf of huur van printers telt mee. Ook toner, papier, onderhoud, storingen, energie en de tijd die IT aan het beheer besteedt bepalen uiteindelijk de totale kosten van je printomgeving.

Zonder inzicht in printvolumes en gebruik is het bovendien lastig om te bepalen of de huidige printers nog aansluiten bij de organisatie. Misschien staat er op de ene afdeling een printer die nauwelijks wordt gebruikt, terwijl een andere printer structureel overbelast wordt.

Door het gebruik per printer en locatie inzichtelijk te maken kun je het printerpark beter afstemmen op de daadwerkelijke behoefte.

Toners zijn leeg wanneer je ze nodig hebt

Niets zo vervelend als een belangrijke printopdracht willen uitvoeren en ontdekken dat de toner bijna of volledig leeg is.

Binnen een grotere organisatie wordt het bovendien lastig om handmatig bij te houden welke toner bij welke printer hoort en wanneer nieuwe supplies besteld moeten worden. Het gevolg is vaak dat er te veel voorraad ligt óf dat de juiste toner juist ontbreekt wanneer deze nodig is.

Met centrale monitoring kan het tonerniveau van zakelijke printers op afstand worden bijgehouden. Nieuwe supplies kunnen daardoor tijdig worden geleverd, zonder dat medewerkers zelf continu het tonerniveau hoeven te controleren of bestellingen moeten plaatsen.

Medewerkers printen onnodig duur

Niet iedere printopdracht hoeft in kleur en niet ieder document hoeft enkelzijdig te worden geprint. Toch worden printers binnen organisaties lang niet altijd optimaal ingesteld.

Door standaardinstellingen en printregels centraal vast te leggen kun je bijvoorbeeld dubbelzijdig of zwart-wit printen als standaard instellen. Wanneer kleur noodzakelijk is, kan een medewerker daar alsnog bewust voor kiezen.

Met printmanagementsoftware kun je daarnaast inzicht krijgen in het printgedrag binnen de organisatie. Hierdoor wordt duidelijk waar relatief veel wordt geprint en waar mogelijkheden liggen om het verbruik te verminderen. Dat verlaagt niet alleen de kosten, maar helpt ook om papier en supplies bewuster te gebruiken.

Printerstoringen zorgen voor onnodige downtime

Een printerstoring is vooral vervelend wanneer niemand weet wie verantwoordelijk is voor de oplossing. Moet IT het probleem oplossen? Moet Facility de leverancier bellen? Of moet een medewerker zelf een servicemelding maken?

Zeker wanneer printen belangrijk is voor dagelijkse bedrijfsprocessen kan downtime snel voor frustratie zorgen. Daarom is niet alleen de kwaliteit van de printer belangrijk, maar ook de service eromheen.

Met proactief beheer kunnen bepaalde problemen al worden gesignaleerd voordat medewerkers er last van krijgen. Wanneer een storing niet op afstand kan worden opgelost, moet daarnaast duidelijk zijn waar deze gemeld kan worden en wie verantwoordelijk is voor de opvolging.

Het printerpark past niet meer bij de organisatie

Organisaties veranderen. Er werken meer mensen thuis, afdelingen verhuizen, locaties worden samengevoegd of er wordt simpelweg minder geprint dan een aantal jaar geleden. Toch blijven printers vaak jarenlang op dezelfde plek staan.

Daardoor kan een printerpark ontstaan dat niet meer aansluit bij het daadwerkelijke gebruik. Bijvoorbeeld te veel kleine printers verspreid over het kantoor of juist één multifunctional waar te veel medewerkers afhankelijk van zijn.

Door periodiek naar printvolumes, gebruik en locaties te kijken kun je bepalen of het printerpark nog logisch is ingericht. Soms betekent optimaliseren dat er een printer bij moet komen, maar het kan juist ook betekenen dat apparaten kunnen worden verwijderd of samengevoegd.

Hoe voorkom je deze printproblemen?

Veel van deze uitdagingen hebben uiteindelijk dezelfde oorzaak: er is onvoldoende inzicht en het beheer van de printomgeving is versnipperd.

Met Managed Print Services (MPS) worden printers, supplies, service, monitoring en rapportages vanuit één centrale aanpak beheerd. Hierdoor hoeft IT minder bezig te zijn met dagelijkse printerproblemen en ontstaat meer inzicht in gebruik, prestaties en kosten.

Het doel is daarbij niet simpelweg om printers te vervangen. Eerst wordt gekeken naar de huidige situatie: hoeveel wordt er daadwerkelijk geprint, welke apparaten worden gebruikt, waar ontstaan problemen en wat heeft de organisatie nodig?

Op basis daarvan kan de printomgeving worden ingericht en beheerd op een manier die past bij het daadwerkelijke gebruik. Lees hier meer over onze oplossing Managed Print Services.