Verbeteren van een vergaderruimte: zo creëer je een vergaderomgeving die echt werkt

Waarom veel vergaderruimtes niet optimaal functioneren

Voor IT-managers en Facility Managers is dit een herkenbaar beeld:

• Vergaderruimtes worden gereserveerd, maar blijven leeg (ghost meetings).
• Hybride vergaderingen starten moeizaam.
• Medewerkers kunnen niet eenvoudig draadloos presenteren.
• Camera, audio of microfoons leveren een slechte vergaderervaring op.
• Grote vergaderruimtes worden gebruikt door slechts twee personen.
• Niemand weet welke ruimte geschikt is voor welk type overleg.

Het gevolg? Meer IT-support, frustratie bij medewerkers en een investering die onvoldoende rendement oplevert.

Het verbeteren van een vergaderruimte begint niet bij nieuwe apparatuur

Veel organisaties denken als eerste aan een groter display of een nieuwe videobar. In de praktijk begint een succesvolle vergaderruimte met een aantal eenvoudige vragen:

• Waarvoor wordt deze ruimte het meest gebruikt?
• Hoeveel medewerkers vergaderen hier gemiddeld?
• Hoe vaak vinden hybride vergaderingen plaats?
• Welke problemen ervaren gebruikers?
• Hoe eenvoudig moet draadloos presenteren zijn?

Pas wanneer deze vragen zijn beantwoord, kun je bepalen welke audiovisuele apparatuur daadwerkelijk waarde toevoegt.

1. Maak reserveren en gebruiken eenvoudig

Een veelvoorkomend probleem is dat vergaderruimtes wel gereserveerd zijn, maar niet worden gebruikt. Hierdoor lijken ruimtes bezet terwijl collega's eigenlijk nergens terechtkunnen.

Met een professioneel reserveringssysteem voor vergaderruimtes kunnen medewerkers rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook of Microsoft Teams een ruimte reserveren. Via een room display buiten de vergaderruimte is direct zichtbaar of de ruimte beschikbaar is.

Door gebruik te maken van een check-in functie worden no-shows automatisch verwijderd. Komt niemand opdagen? Dan wordt de reservering na een ingestelde tijd automatisch geannuleerd.

Dat levert direct voordelen op:

• Minder lege vergaderruimtes.
• Minder dubbele reserveringen.
• Meer inzicht in de bezettingsgraad.
• Efficiënter gebruik van kantoorruimte.

2. Kies voor plug-and-play vergaderen

De grootste ergernis tijdens een vergadering is techniek die niet direct werkt.

Een moderne vergaderruimte moet daarom volledig plug-and-play zijn. Medewerkers moeten zonder handleiding eenvoudig kunnen:

• een Microsoft Teams-, Zoom- of Google Meet-vergadering starten;
• draadloos presenteren;
• gebruikmaken van camera, microfoons en speakers.

Wanneer de techniek intuïtief werkt, neemt het aantal supportvragen af en stijgt de adoptie vanzelf.

3. Geef iedere vergaderruimte een duidelijke functie

Niet iedere ruimte hoeft dezelfde inrichting te hebben.

Sterker nog: organisaties benutten hun kantoor veel efficiënter wanneer iedere ruimte een duidelijke bestemming krijgt.

Door ruimtes hierop af te stemmen, kiezen medewerkers automatisch de juiste ruimte voor ieder overleg.

4. Gebruik data om je vergaderruimtes slimmer in te richten

Veel organisaties denken dat ze te weinig vergaderruimtes hebben. In werkelijkheid blijkt vaak iets anders. Met ruimte reserveringsysteem krijg je inzicht in vragen zoals:

• Welke ruimtes worden het meest gebruikt?
• Hoeveel mensen zitten gemiddeld in een ruimte?
• Welke ruimtes staan vrijwel altijd leeg?
• Hoeveel hybride vergaderingen vinden er plaats?

Deze inzichten maken het mogelijk om kantoorruimte slimmer in te richten. In veel gevallen levert het opsplitsen van één grote vergaderzaal naar meerdere huddle rooms aanzienlijk meer rendement op dan extra vierkante meters creëren.

5. Stem de techniek af op de ruimte

Een kleine spreekkamer stelt andere eisen dan een grote boardroom. Toch gebeurt het nog regelmatig dat organisaties onnodige en dan te dure av oplossingen plaatsen in een kleine vergaderruimte, terwijl een kleiner model daar ruim voldoende is. Andersom zien we ook dat grotere vergaderruimtes juist onvoldoende zijn uitgerust voor hybride vergaderen.

Merken zoals Poly, Yealink en Logitech bieden oplossingen voor iedere ruimte. Door de techniek af te stemmen op de grootte en het gebruik van de vergaderruimte investeer je niet onnodig, terwijl medewerkers overal dezelfde gebruikservaring behouden.

Denk daarnaast ook aan de toekomst. Organisaties veranderen continu en daarmee veranderen ook de eisen aan een vergaderruimte. Kies daarom voor oplossingen die eenvoudig kunnen worden uitgebreid of vervangen. Met een leaseconstructie blijft de apparatuur bovendien eenvoudig up-to-date zonder grote investeringen ineens.

Een optimale vergaderruimte beschikt bijvoorbeeld over:

• een display in het juiste formaat;
• een camera met speaker tracking;
• professionele microfoons voor grotere ruimtes;
• draadloos presenteren;
• goede akoestiek;
• eenvoudige bediening.

Zo investeer je alleen in techniek die daadwerkelijk waarde toevoegt aan de gebruikerservaring.

Wat levert het verbeteren van een vergaderruimte op?

Een goed ingerichte vergaderomgeving levert veel meer op dan alleen betere vergaderingen.

Organisaties profiteren van:

• een hogere bezettingsgraad van vergaderruimtes;
• minder IT-support en storingen;
• betere hybride samenwerking;
• efficiënter gebruik van kantoorruimte;
• hogere medewerkerstevredenheid;
• maximaal rendement op investeringen in audiovisuele apparatuur.

Voor IT betekent dit minder incidenten en minder supportverzoeken. Voor Facility leidt het tot een efficiënter gebruik van kantoorruimte. En voor medewerkers betekent het simpelweg dat een vergadering op tijd begint en zonder technische frustraties verloopt.

Wil je jouw vergaderruimte verbeteren?

Het verbeteren van een vergaderruimte begint niet met de aanschaf van nieuwe apparatuur, maar met een goed plan. Door eerst te kijken naar het gebruik van de ruimte, de wensen van medewerkers en de bestaande inrichting, investeer je alleen in oplossingen die écht bijdragen aan een betere vergaderervaring.

Bij Avictus helpen we organisaties dagelijks met het ontwerpen, realiseren en beheren van moderne vergaderruimtes. Van audiovisuele apparatuur en hybride vergaderen tot reserveringssystemen en beheer: alles sluit naadloos op elkaar aan. Zo heb je één partner voor de complete vergaderomgeving en kunnen medewerkers zonder gedoe samenwerken.