Hybride Vergaderruimtes Inrichten: Essentiële Apparatuur en Kosten

Wat betekent hybride vergaderen?

Hybride vergaderen betekent dat een deel van de deelnemers fysiek in de vergaderruimte aanwezig is, terwijl andere deelnemers online aansluiten. Dit kan bijvoorbeeld via Microsoft Teams, Google Meet of Zoom.

Om ervoor te zorgen dat iedereen goed kan deelnemen, moet de vergaderruimte geschikt zijn voor zowel de mensen aan tafel als de deelnemers op afstand. Goed beeld en geluid zijn daarbij belangrijk, maar ook de bediening, internetverbinding en inrichting van de ruimte spelen een rol.

Welke eisen zijn er bij het inrichten van een vergaderruimte?

Een hybride vergaderruimte inrichten begint niet direct bij de keuze voor een camera of meetingbar. De ruimte zelf bepaalt voor een groot deel welke apparatuur geschikt is. Een kleine vergaderruimte voor vier personen vraagt bijvoorbeeld om een andere opstelling dan een boardroom voor twintig personen.

Voordat je apparatuur kiest, is het daarom goed om naar een aantal punten te kijken:

• De grootte en indeling van de ruimte: het aantal deelnemers, de tafelopstelling en de kijkafstand bepalen onder andere welk formaat display en welk type camera geschikt zijn.
• Beeld en geluid: iedereen aan tafel moet goed in beeld zijn en deelnemers op afstand moeten de hele ruimte goed kunnen verstaan. Andersom moeten collega's in de vergaderruimte de online deelnemers natuurlijk ook goed kunnen zien en horen.
• De akoestiek: veel glas, harde wanden of een grote open ruimte kunnen invloed hebben op de verstaanbaarheid. Dit kan betekenen dat aanvullende microfoons of andere audioapparatuur nodig zijn. 
• De internetverbinding: voor hybride vergaderen adviseren we waar mogelijk een bekabelde internetverbinding. Vergaderen via wifi is ook mogelijk, maar een bekabelde verbinding is over het algemeen stabieler.

Wanneer een kantoor of vergaderruimte helemaal opnieuw wordt ingericht, kun je ook vooraf nadenken over de technische aansluitingen. Waar komt de vergadertafel te staan? Waar hangen de displays? En waar zijn stroom- en netwerkaansluitingen nodig? Aansluitingen kunnen dan bijvoorbeeld direct in een vloerpot bij de vergadertafel worden verwerkt.

Bij een bestaande vergaderruimte zijn die mogelijkheden vaak beperkter, omdat de aansluitingen al aanwezig zijn. Dat betekent niet dat je met losse kabels door de ruimte hoeft te werken. We kijken dan naar de bestaande situatie en zorgen ervoor dat de benodigde bekabeling zo netjes mogelijk wordt weggewerkt.

Heb je meerdere vergaderruimtes binnen één kantoor of verspreid over verschillende locaties? Dan speelt ook standaardisatie een rol. Door per type vergaderruimte een vaste opstelling te bepalen, creëer je een herkenbare werkwijze voor medewerkers en hoeft IT minder verschillende oplossingen te beheren.

Lees meer over hoe wij hybride vergaderruimtes inrichten en welke oplossingen er per type ruimte mogelijk zijn. 

Wat zijn de kosten voor een hybride vergaderen oplossing?

De kosten voor het inrichten van een hybride vergaderruimte zijn afhankelijk van de grootte van de ruimte, de benodigde apparatuur en het gekozen video conference systeem. Voor een middelgrote vergaderruimte met een 55 inch display en een videobar kun je bijvoorbeeld rekening houden met een investering vanaf ongeveer €4.500. Voor grotere vergaderruimtes of uitgebreidere opstellingen liggen de kosten hoger.

De prijs wordt onder andere bepaald door het formaat en aantal displays, de camera, microfoons, speakers en bediening. Ook de grootte en indeling van de ruimte spelen een rol. In een kleine vergaderruimte kan één videobar voldoende zijn, terwijl een grote boardroom bijvoorbeeld extra microfoons, meerdere camera's en twee displays of Led-Wall nodig heeft.

Ook het gekozen merk heeft invloed op de investering. Wij werken onder andere met oplossingen van Poly en Yealink en adviseren welk systeem het beste past bij de ruimte, jullie wensen en het beschikbare budget.

Heb je meerdere vergaderruimtes? Dan kijken we niet alleen naar de kosten per ruimte, maar ook naar hoe je verschillende typen vergaderruimtes kunt standaardiseren. Zo voorkom je onnodig veel verschillende oplossingen en blijft het beheer voor IT overzichtelijk.