Printen is een belangrijk onderdeel van iedere organisatie, maar in het bijzonder binnen de advocatuur. Rogier de Snoo, officemanager bij KBS Advocaten, vertelt hoe ze een betrouwbare partner vonden in printleverancier Avictus.
De samenwerking van KBS Advocaten en Avictus begon zo’n zeven jaar geleden. “Ze belden ons koud op met de vraag of we geïnteresseerd waren in hun managed print services (mps)”, vertelt Rogier. “Op dat moment hadden we nog een lopend contract, maar ik stelde voor dat ze het volgende jaar terug zouden bellen.
“Tegen die tijd waren we actief op zoek naar alternatieven voor onze toenmalige printaanbieder. De prijs was aantrekkelijk, dus besloten we vier multifunctional printers (twee laserprinters en twee PageWide-printers) aan te schaffen.”
Het belang van een betrouwbare machine
Inmiddels is KBS Advocaten trouwe klant van Avictus. Eerder dit jaar besloten ze de samenwerking weer te verlengen. “In augustus 2023 zijn we naar een nieuw, iets kleiner kantoor verhuisd. We besloten daarom dit keer drie nieuwe (laser) apparaten te leasen. Deze zijn sneller dan onze vorige modellen.”
Tip: KBS Advocaten koos voor drie identieke machines om te voorkomen dat medewerkers een voorkeur zouden ontwikkelen voor een bepaald apparaat.
Een van de belangrijkste redenen dat KBS Advocaten besloot te verlengen, is dat de printers betrouwbaarder zijn dan die eerdere printpartners. “Bij een vorige aanbieder had ik praktisch iedere week een monteur over de vloer! Met Avictus heb ik misschien twee keer per jaar contact.”
Zoals de meeste partijen in de advocatuur, maakt KBS Advocaten veel gebruik van de printers. “De betrouwbaarheid van de apparatuur is cruciaal voor ons, vooral omdat we in onze branche veel afhankelijk zijn van printen.”, legt Rogier uit. “Gerechtelijke instanties en tuchtcolleges vereisen vaak meerdere kopieën van processtukken, en er zijn vaak veel bijlagen. Zelfs als ze een digitale variant toestaan, moet het vaak op papier moeten worden nagezonden.”
