Print als fundament
De rol van printen kun je bij J.H. Donnerschool niet onderschatten. “Printen is een core business geworden voor ons,” zegt Hofman. “Het is een belangrijke basis. Als dat uitvalt, kunnen we stoppen.”
Docenten printen dagelijks werkbladen en leermateriaal. Wat J.H. Donnerschool onderscheidt van regulier onderwijs is de mate van individualisering. “We hebben heel veel individuele trajecten, waardoor je ook individuele bladen moet maken soms,” legt Hofman uit. Elk kind heeft andere behoeften, en dat vertaalt zich in maatwerk dat vaak op papier moet.
Alle leerlingen hebben weliswaar een laptop, maar papier wordt nog steeds gebruikt . “Als je goed voorbereid wilt zijn, dan moet er wat snelheid in zitten. En als het internet uitvalt, dan kun je toch nog iets op papier doen,” vertelt Hofman. Die back-up is geen luxe maar een noodzaak.
Veiligheid voorop
De J.H. Donnerschool werkt met een kwetsbare doelgroep waarbij veel vertrouwelijke informatie over leerlingen, maar ook over medewerkers wordt gedeeld. “De veiligheid van het delen en verspreiden van informatie is voor mij heel belangrijk,” benadrukt Hofman. Die veiligheid begint bij printen zelf.
Medewerkers willen in de regel liefst een eigen printer. “Dat is inefficiënt, maar ook onveilig. Want dan weet je niet wat er allemaal geprint wordt en wat er blijft liggen,” legt Hofman uit. In plaats daarvan heeft de school gekozen voor een ander systeem: je stuurt iets naar de printer, maar dan moet je er naartoe lopen om een code in te toetsen voordat je het kunt ophalen. “Deze beveiliging vind ik belangrijk, omdat je vaak met vertrouwelijke persoonsgegevens werkt.”
Veiligheid gaat verder dan fysieke uitdraaien. Hofman is zich bewust van digitale risico’s. “Zo’n printer moet gewoon actueel zijn. Dit is geen stencilmachine meer, zoals we vroeger hadden. Het is echt een pc met heel veel informatie.” Hij verwijst naar ransomware-gevallen in de wereld waarbij verouderde apparatuur een zwakke schakel blijkt. Voor een school met gevoelige dossiers is dat een reëel risico.
Toen betrouwbaarheid tekortschoot
Veiligheid was geregeld, maar ongeveer twee jaar geleden liep J.H. Donnerschool tegen een ander probleem aan. “De printers liepen vast en werkten traag,” herinnert Hofman zich. Voor docenten die les moeten voorbereiden is een niet-functionerende printer meer dan een irritatie. Het verstoort de workflow en zorgt voor stress.
Martijn de Roos van Avictus, met wie Hofman sinds 2017 samenwerkt, deed een grondige analyse. “Hij zei: jullie printen veel meer dan in het contract staat. Daarom slijten de machines heel erg,” vertelt Hofman. De printers waren simpelweg niet berekend op het volume dat J.H. Donnerschool vroeg.
Hofman moest vertrouwen op het advies voor nieuwe apparatuur. “Ik ben natuurlijk geen printerdeskundige,” zegt hij. Maar dat vertrouwen bleek terecht. “We kregen nieuwe printers met meerdere processoren en nu werkt het perfect. De laatste twee jaar hebben we eigenlijk helemaal geen klachten met printen meer.”
Bewust printen
Een printer is ontworpen voor een bepaald volume. “Als je daar heel erg boven gaat, slijt het harder,” legt Hofman uit. Dat was precies het probleem van twee jaar geleden. Daarom wil de school bewust omgaan met printen, niet alleen vanwege kosten maar ook voor duurzaamheid.
De school houdt bij wie hoeveel print. “We kunnen zien wie het meeste heeft geprint. We spreken mensen erop aan als ze boven de limiet zitten,” vertelt Hofman. Dat is niet altijd populair, maar wel nodig. “Het gaat niet alleen om kosten, maar ook om milieubelasting.”
De school heeft op elke locatie zowel grote als kleine printers staan. “Alleen die grote printers kun je op A3 printen,” legt Hofman uit. De verdeling zorgt ervoor dat printen altijd beschikbaar is zonder dat elk lokaal een eigen apparaat nodig heeft. “En Avictus rekent voor de kleine printers hetzelfde bedrag per kopie als voor de grote printer, dat is mooi meegenomen.”
Partnerschap in plaats van transactie
Wat Hofman waardeert in de samenwerking is de manier waarop Avictus naar de klant kijkt. “Ze kijken niet zozeer van: wat is ons product, wat kunnen we aanbieden? Maar: wat is jouw behoefte en hoe kunnen wij daar als partner op inspelen,” legt hij uit.
Hij gebruikt bewust het woord ‘partner’. “Dat je niet meer denkt in leverancier en klant, maar dat je samen optrekt om te zorgen dat het gewoon goed gaat.” Voor Hofman past die aanpak bij het type relatie dat hij zoekt. “Je gaat een langdurige relatie aan. Dat moet gewoon goed gaan. Als wij ontevreden zijn, hebben zij er ook last van.”
Die partnerbenadering blijkt in praktische situaties. Normaal werkt de automatische levering van cartridges probleemloos. “Als de cartridge op is, krijgt Avictus een melding. Dan wordt er automatisch een nieuwe cartridge geleverd,” vertelt Hofman. Maar er was één keer dat het systeem een gele cartridge niet registreerde. Na meerdere pogingen via de helpdesk, belde Hofman met Martijn. “Hij zei: ik stap nu in de auto en over een uur heb je hem.”
“Dat is het soort samenwerking waar ik naar op zoek ben”, besluit Hofman.
